Vom Gesetzgeber wird festgelegt, dass es in den meisten Fällen, wenn die Steuererklärungen dem Steuerverwalter eingereicht werden, möglich ist, die Erklärungen elektronisch einzureichen. Bis zum 31.12.2015 ist eine falsch eingereichte Erklärung ungültig und vom 1.1.2016 unwirksam. Der Unterschied liegt darin, dass sich der Steuerverwalter mit einer ungültigen Einreichung befassen und das Steuersubjekt zur Ergänzung der Erklärung auffordern muss, mit einer unwirksamen Einreichung muss er sich nicht befassen, sie hat die gleichen Auswirkungen, als ob er sie nicht erhalten hätte.

Die elektronische Einreichung kann auf eine der folgenden Weisen gemacht werden:

• mittels der Applikation Elektronische Einreichung für die Finanzverwaltung (EPO)
• mittels der Daten-Box
• mittels einer Software von Dritten

Zu erwartende Änderungen ab dem Jahr 2016, die die elektronische Einreichung betreffen:

• die MwSt.-Erklärung und die Kontrollmeldung können nur elektronisch eingereicht werden;
• die Weise der elektronischen Zusendung der Steuererklärungen wird nicht geändert, d.h. es wird weiterhin die Möglichkeit bestehen, die Steuererklärungen durch die Daten-Box zuzusenden (trotz des ursprünglichen Vorschlags des Finanzministeriums, diese Möglichkeit abzuschaffen);
• es wird notwendig sein, die vorgeschriebenen Formate der Einreichung (z. B. die Anzahl der Zeichen in den Feldern der Steuererklärung etc.) ab dem Jahr 2016 beim Zusenden dem Steuerverwalter aus dem Grund der Verschärfung der Voraussetzungen bei der Einreichung genauer zu beachten (siehe den Punkt unten);
• ab dem Jahr 2016 wird es eine Änderung geben, die bedeuten wird, dass bei der Anwendung einer nicht richtigen Struktur der Einreichung die Einreichung automatisch als unwirksam betrachtet wird (bisher galt, dass ein steuerliches Verfahren im Sinne der Erlassung einer Aufforderung zur Behebung von Mangeln eingeleitet wurde). Dies bedeutet, dass die im falschen Format - z.B. im .pdf (und nicht im .xml) zugeschickte Steuererklärung automatisch als eine dem Steuerverwalter nicht eingereichte Steuererklärung betrachtet wird; die beste Überprüfung ist momentan die Hochladung auf dem Steuerportal (EPO), die wir vor der Absendung verwenden (es weist auf den Eintritt möglicher Fehler bei der elektronischen Einreichung hin);
• Falls die Steuererklärung ohne die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung abgesendet wird, wird in der Regel seitens des Steuerverwalters ein Beanstandungsverfahren eingeleitet (im besten Fall wird Sie der Steuerverwalter telefonisch ansprechen); die Lösung ist die Hochladung und die Überprüfung der Steuererklärung mittels der Applikation EPO, wobei der Benutzer auf diesen Fehler mit einem Hinweis, dass es sich um einen sog. „Durchgangsfehler“ handelt, der zwar die Absendung der Datei nicht verhindert, jedoch die angeführte Prozedur verursacht, aufmerksam gemacht wird.
• eine Neuigkeit, die sich bereits in den Körperschaftsteuererklärungen für das Jahr 2014 gezeigt hat, war die Erstellung der Zwischenbilanz als einer obligatorischen Anlage der Steuererklärung. Eine mögliche Prozedur, die auch wir bevorzugen, ist die Verarbeitung und der direkte Import der Excel-Dateien durch das Buchhaltungsprogramm direkt in die Anlage, eine extreme Variante wäre das manuelle Einfügen der nummerischen Angaben, die aber die Fehlerhaftigkeit bei ihrer Verarbeitung erhöht.

Aus dem oben genannten ergibt sich, dass dann, wenn das Steuersubjekt für die Verarbeitung die Software von Dritten, die keine Übersicht der Fehlermeldungen dieser Einreichungen ermöglicht, verwendet, es geeignet ist, für die Überprüfung der Fehler die Applikation des steuerlichen Portals der Finanzverwaltung (EPO) zu verwenden. Jedoch empfehlen wir aufgrund der Verringerung des Risikos von Fehlern, die Möglichkeit der Überprüfung auch in anderen Fällen zu nutzen. Zunächst ist es jedoch gut, sich zu merken, dass Steuererklärungen elektronisch im .xml Format gesendet werden müssen, das befolgt werden muss, um dadurch die weiteren Verfahren des Steuerverwalters zu verhindern.

Trotz des Widerstands der Fachöffentlichkeit wurde im Gesetz eine Änderung verankert, die die Verpflichtung der Verarbeitung von verschiedenen Formaten vom Steuerverwalter auf den Steuerpflichtigen verschiebt. Für die Steuerverwaltung war es einfacher und billiger, die Verpflichtungen auf die Steuerpflichtigen zu verschieben, als in ein Digitalisierungssystem der eingegangenen Einreichungen zu investieren. Aus der Sicht der ganzen Gesellschaft entstehen aufgrund dieser Änderung allen Steuerpflichtigen zusätzliche Kosten. Aufgrund unserer Erfahrungen als Steuerberater wissen wir, wie kompliziert es ist, einen Klienten davon zu überzeugen, dass seine Steuererklärung mehr kosten wird, weil die öffentliche Verwaltung auf ihn die Verpflichtung die Einreichung in den neuen .xml Format zu übertragen verschoben hat.