Nevím jak u vás ve společnosti, ale u nás je čas léta nejen časem odpočinku a vydechnutí po více než půlročním maratonu spojeném s účetními závěrkami, daňovými přiznáními a audity, ale je také časem úklidu a s ním spojenou archivací dokumentů. Při všech činnostech spojených s provozem společnosti vzniká nepřeberné množství dokladů, dokumentů, smluv a ostatních dat. Když se nad těmi všemi daty zamyslím, kladu si otázku, zda lze vůbec procentuálně určit, v jakém poměru jsou to data elektronická či „papírová“ a která jejich podoba v dnešní době ve společnostech převládá. Ať tak či tak, uchovávat a archivovat se musí obě podoby dat, musíme dodržovat lhůty a pravidla, které nám zákony ukládají.

Některé společnosti si zajišťují archivaci dokladů samy. Leckdy se vyčlení jedna místnost a tam se všechny šanony, krabice a další nádoby s doklady stohují do doby, než je místnost plná a je třeba celou situaci řešit. Ne vždy se však myslí na to, že i taková vyčleněná místnost musí splnit určitá kritéria. Jiné společnosti se s archivací a uchováním dokladů nechtějí trápit a svěří své dokumenty do rukou profesionálních firem, které se o vše potřebné postarají.

Pojďme se společně podívat na základní informace, které bychom při archivaci firemních dat měli vzít v úvahu.

Proč vlastně musíme archivovat?

Archivaci dokumentů nám ukládá hned několik právních norem. Jak už to bývá, aby to v naší legislativní džungli nebylo snadné, musíme pátrat v různých normách a hledat potřebné paragrafy. Jen pro malou ukázku jsou to například zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 235/2004, o dani z přidané hodnoty, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 21/1992 Sb., o bankách a další.

Z pohledu právních norem plní archivace jednoznačný účel – prokazování. V případě kontroly z finančního úřadu musí mít společnost doklady k dispozici, aby bylo možné prokázat, jak byl konkrétní doklad zpracován a daňově zohledněn, ať už v přiznání k dani z přidané hodnoty, nebo v přiznání k dani z příjmů. U mzdových dokladů je důvodem prokázání zejména nárok na dávky důchodového pojištění.

Jaké jsou archivační lhůty?

S lhůtami to v archivaci není tak jednoduché. Jednak se řídí různými právními normami, jednak se liší podle dokumentu, kterého se týkají. Velmi zjednodušeně by se dalo říct, že lhůty archivace účetních a daňových dokladů jsou většinou 10 let, a lhůty mzdových dokladů mají rozptyl 3 roky až 30 let. Pokud však probíhá soudní či jiné obdobné řízení, lhůty se prodlužují.

Jak dokumenty ukládat?

Především by dokumenty měly být řádně uspořádány. Archivujeme přeci pro účel prokazování, tedy vyhledávání potřebných dat. V pytlích či naházených nepopsaných krabicích bude hledání takového jednoho dokumentu jako hledání jehly v kupce sena. Dále by místo, kde dokumenty ukládáme, mělo být teplotně i světelně stálé, aby nedošlo k poškození dat. Vlhký sklep, ve kterém se navíc prohání myši, asi nebude tím ideálním místem. V neposlední řadě bychom také měli myslet na bezpečnost dat. A to nejen v souvislosti s aktuálním nařízením Evropské unie o ochraně osobních dat (GDPR).

Pokud svěříte archivaci dokumentů externí společnosti, měli byste zvážit, zda se jedná o spolehlivou společnost, jaké prostory k archivaci používá a zda jsou vaše data v bezpečí. Jistě si všichni vzpomeneme na nějaký případ, kdy se různá citlivá data ocitla v běžné popelnici na ulici nebo někde na skládce za městem. Archivační společnost by vám měla zjistit nejen uložení dat, ale měla by vám pomoci v případě potřeby vyhledání nějakých informací a samozřejmě se zajištěním skartace dat.

Jak probíhá skartace?

Poté, co uplynou dané lhůty a dokument již není potřeba uchovávat, je možné provést jeho skartaci. Skartací rozumíme nenávratné zničení dat tak, aby již nikdo nemohl data přečíst. Pro tento účel lze využít služeb spaloven nebo se používají různé drtiče, které likvidaci dat spolehlivě provedou. Z hlediska GDPR je nezbytné vést také záznamy o tom, jak skartace dat proběhla.

Co když společnost ukončuje svoji činnost?

I v tomto případě společnost musí zajistit uchování vybraných dokumentů po stanovené lhůty. Společnosti, které vstupují do likvidace, musí dokonce před vlastním výmazem z obchodního rejstříku provést projednání se Státním oblastním archivem. Ten může mimo jiné rozhodnout, že je třeba určitá data archivovat déle nebo je třeba tato data uložit přímo u něj, například z důvodu jejich historické významnosti.

A jak je to s elektronickými daty?

Pro elektronická data, nebo jak jim zákon o účetnictví, správně říká technická data, platí stejná pravidla jako pro data papírová, resp. listinná. Úskalím zde bývá právě to, zda tato data splňují požadavky jednotlivých norem, a zda je lze považovat za průkazná. Ale o tom až v některém dalším článku.

Závěrem

Pokud si s archivací dat sami nevíte rady, neváhejte se na nás obrátit. Můžete také navštívit chystaný tutoriál na toto téma, který se bude konat v říjnu 2018 v prostorách naší společnosti. Přeji Vám klidné a pohodové letní dny.

Autor: Klára Honzíková