Poskytování cestovních náhrad zaměstnavatelem upravuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce Část sedmá,  hlava I – IV.

Některé typy cestovních náhrad mají stanoveny svá minima a maxima. Jejich výši určuje každoročně vyhláškou Ministerstvo práce a sociálních věcí. Týká se to například tuzemského a zahraničního stravného, výše náhrady za opotřebení či průměrné ceny pohonných hmot.

Pokud dochází k vyslání zaměstnanců na pracovní cesty, musí jim být také poskytnuty náhrady cestovních výdajů. V obecné rovině platí, že cestovní náhrady zaměstnavatel proplatí v takové výši, kterou mu zaměstnanec prokáže. Zaměstnanec nemůže zaměstnavatele této povinnosti jakýmkoliv způsobem zprostit. Vždy musí být vyplacena cestovní náhrada, na kterou zaměstnanci vznikl nárok. I kdyby se zaměstnanec vzdal svého nároku na tyto cestovní náhrady, pohledávka bude až do promlčení vymahatelná a zaměstnavatel se vystavuje také postihu za porušení zákoníku práce.

Pokud se souhlasem zaměstnavatele použije zaměstnanec jako dopravní prostředek na pracovní cestě své vlastní vozidlo, zaměstnavatel je povinen vyplatit i náhradu za opotřebení. Cest

Pro správné stanovení výše cestovních náhrad je vždy důležité správně posoudit, zda se skutečně jedná o pracovní cestu a také kdy a kde pracovní cesta začíná a končí. Rozhodující je, jak je určeno místo výkonu práce. Každá pracovní smlouva musí tento údaj obsahovat.  Může být vymezeno velice úzce – např. jako konkrétní adresa provozovny, nebo velice široce např. jako celé území ČR. Zákon pamatuje i na případy, kdy je místo výkonu práce sjednáno šířeji než obvod jedné obce.  V takovém případě se vychází z místa tzv. pravidelného pracoviště. Jinak by mohla nastat i situace, kdy by zaměstnavatel zaměstnanci nikdy nemusel vyplácet cestovní náhrady v rámci tuzemských cest, protože by zaměstnanci ze zákona nárok ani nevznikl.   

Odkud má zaměstnanec na pracovní cestu vyjíždět a kde má končit určí zaměstnavatel, bere přitom ohled na oprávněný zájem zaměstnance V některých případech tak zaměstnanec může své pracovní cesty začínat z místa svého bydliště. Je to obvyklé v případech, kdy zaměstnanec v rámci svého pracovního poměru převážně vykonává pracovní cesty.

Cestovní náhrada vs. mzda

Z hlediska cestovních náhrad není podstatné, po jakou dobu v rámci cesty zaměstnanec vykonává práci pro zaměstnavatele. Zaměstnanec má právo na náhradu výdajů včetně stravného za celou dobu trvání pracovní cesty. Mzdu a její případné zvýšení o příplatky však zaměstnanec obdrží pouze za dobu výkonu práce.

Jak určuje § 210 Zákoníku práce, do pracovní doby zaměstnance se započítává čas strávený na pracovní cestě jinak než prací, například cestou na pracovní cestu, čekáním na dopravní spoje apod. pouze pokud tento čas připadne do pracovní směny zaměstnance.

Příklad: Pracovní doba zaměstnance je rozvržena rovnoměrně, pondělí až pátek 8:00 – 16:30 hodin. Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu od neděle 22:00 a návrat z pracovní cesty je předpokládán v úterý ve 13 hodin. V takovém případě má zaměstnanec nárok na:

Cestovní náhradu za celou dobu trvání pracovní cesty. Stravné mu pak nepřipadne za neděli, protože tento den netrvala tuzemská pracovní cesta alespoň 5 hodin, za pondělí mu připadne stravné za celý den minimálně ve výši 171,- Kč a za úterý stravné ve výši  minimálně 109,- Kč protože pracovní cesta tento den bude trvat 13 hodin.

Stravné je počítáno za předpokladu, že zaměstnanci nebylo zaměstnavatelem poskytnuto v průběhu pracovní cesty bezplatné jídlo typu snídaně, oběd, večeře.

Mzdu za období pracovní cesty obdrží zaměstnanec v rozmezí pondělí 8:00 – 16:30 a úterý 8:00 – 13:00.

Čas mimo plánovanou pracovní dobu se nezapočítává do odpracované doby, nemůže tedy vzniknout ani nárok na mzdu. I tento čas se ovšem započítává do doby trvání pracovní cesty pro účely výpočtu náhrad, zejména stravného. Zaměstnavatel ovšem nesmí svého zaměstnance vyslat na pracovní cestu bez souhlasu zaměstnance.  Zaměstnanec má možnost odmítnout tuto pracovní cestu, protože zasahuje do jeho volna.

Přerušení pracovní cesty

Přerušit pracovní cestu lze pouze z důvodu na straně zaměstnance a pouze za předpokladu, že se na tom zaměstnanec se zaměstnavatelem předem dohodli.

Vzniknout může i situace, kdy zaměstnanec přeruší pracovní cestu z důvodu navazující dovolené. Předpokladem je, že před zahájením pracovní cesty se zaměstnanec se zaměstnavatel na tomto přerušení domluví. Zaměstnavatel musí s takovýmto přerušením souhlasit. Zaměstnavatel schválí režim pracovní cesty již se zahrnutím domluveného přerušení z důvodu na straně zaměstnance. Kdy a kde k přerušení této cesty dojde, a samozřejmě také kdy a kde bude pracovní cesta pokračovat, případně kde je přesně ukončena. Kdy a kde začíná přerušení pracovní cesty, je velice důležité určit z důvodu práva zaměstnance na cestovní náhrady nebo z hlediska vzniku případné škody, která může zaměstnanci vzniknout.

Příklad: Zaměstnanec je vyslán letecky na pracovní cestu do Velké Británie - od 9.5. 13:00 hodin (odlet)  do 12.5. 16:00 hodin , kde se koná konference. Poté se zaměstnanec domluví na čerpaní dovolené a vrací se zpět do ČR až 18.5., jak budeme v tomto případě postupovat?

Protože zaměstnanec požádal o přerušení pracovní cesty, respektive o navázání dovolené na svou pracovní cestu, zaměstnavatele již před zahájením pracovní cesty, jedná se o předem domluvené přerušení pracovní cesty. Zpáteční letenka tak bude součástí cestovních výdajů zaměstnance.

Zahraniční stravné – základní denní sazba pro Velkou Británii je 40 Liber. 9.5. vznikne nárok na zahraniční stravné za 11 hodin ve výši 1/3 z 40 Liber, 10.5-11.5 za celý den, celá sazba 40 Liber, 12.5. za 16 hodin ve výši 2/3 z 40 Liber. Zahraniční stravné se přepočítává kurzem ke dni, kdy zahraniční cesta započala.

Stravné je počítáno za předpokladu, že zaměstnanci nebylo zaměstnavatelem poskytnuto v průběhu pracovní cesty bezplatné jídlo typu snídaně, oběd, večeře.

Za přerušení se naopak nepovažuje situace, kdy pracovní cesta zasahuje do jinak nepracovních dnů jako je sobota a neděle. I za tyto dny zaměstnanci náleží cestovní náhrady vč. stravného.

V případě pracovních cest delších než jeden měsíc, stanovuje § 168 Zákoníku práce možnost návštěvy člena rodiny, pokud byla tato návštěva domluvena ještě před vysláním zaměstnance na pracovní cestu. Zaměstnavatel pak poskytuje náhradu jízdních výdajů za účelem návštěvy člena rodiny a zpět. Výše náhrady těchto výdajů může být maximálně taková, aby odpovídala jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště nebo bydliště tohoto zaměstnance na území České republiky. Za limit se pak považuje částka, která je v tomto případě pro zaměstnance výhodnější.

Dost častý je také stav, kdy zaměstnanec v průběhu pracovní cesty onemocní. Zaměstnance by měl co nejdříve informovat o této situaci svého nadřízeného. O dalším postupu vždy rozhoduje nadřízený zaměstnance.

Pokud bude možný návrat zaměstnance, nařídí mu zaměstnavatel co nerychlejší návrat z pracovní cesty zpět. Pokud bude situace vážná, může se zaměstnanec léčit i v místě pracovní cesty. v případě onemocnění nelze pracovní cestu ukončit a ani přerušit. Pracovní cesta končí vždy až návratem zaměstnance na určené místo.

Dalším příkladům v oblasti cestovních náhrad se budeme věnovat zase někdy příště. V případě dotazů k tématu, jsme rádi k dispozici.

Autor: Pavlína Heřmánková

Revize: Lída Malimánková

Jana Schlöglová