Novela zákoníku práce s sebou přinesla dlouho očekávanou aktualizaci ustanovení o doručování písemností mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tuto novinku netrpělivě vyhlíželi zejména zaměstnavatelé s velkým počtem zaměstnanců, kteří již před novelou v mnohém spoléhali na elektronickou komunikaci – a přebývali v právní nejistotě.

V tomto článku vám představíme novinky na úseku doručování zaměstnavatelem zaměstnanci.

Písemnosti doručované zaměstnanci ve speciálním režimu

Novela výrazně zjednodušuje (a tím konečně prakticky umožňuje) režim elektronického doručování některých nejzávažnějších dokumentů, kdy zaměstnavatel jednostranně jedná vůči zaměstnanci. Jde o následující písemnosti:

• mzdový nebo platový výměr;
• výpověď;
• okamžité zrušení pracovního poměru;
• zrušení pracovního poměru ve zkušební době;
• rozvázání pracovního poměru založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti (s výjimkou rozvázání pracovního poměru dohodou);
• odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa

(dále jen „Písemnosti“).

K elektronickému doručování Písemností již zejména nebude nezbytné, aby zaměstnanec potvrdil doručení datovou zprávou opatřenou jeho uznávaným elektronickým podpisem. Na druhou stranu však novela zavádí některé nové formality s cílem zachovat vysokou úroveň ochrany zaměstnance.  

Elektronické doručování Písemností je nově podmíněno informovaným souhlasem zaměstnance udělovaným před doručováním. Je přitom povinností zaměstnavatele zaměstnance o náležitostech elektronického doručování poučit.

Poučení by mělo obsahovat zejména:

• výčet Písemností, které mohou být doručovány elektronicky;
• informaci o právu zaměstnance kdykoliv písemně odvolat souhlas s elektronickým doručováním;
• informaci o tom, kdy se Písemnost považuje za doručenou, včetně tzv. doručování fikcí v případě, že zaměstnanec do 15 dnů ode dne dodání Písemnosti její dodání nepotvrdí.

Souhlas zaměstnance musí být udělen ve formě samostatného písemného prohlášení. Tento souhlas tedy zejména nemůže být součástí pracovní smlouvy.

Souhlas se uděluje vždy k doručování na konkrétní elektronickou adresu. Musí se přitom jednat o adresu soukromou, tzn. nikoliv pracovní email.

Zaměstnavatel je dále povinen opatřit doručovanou Písemnost uznávaným elektronickým podpisem, tj. podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaným podpisem.

Podmínky doručování Písemností do datové schránky zaměstnance

Výše popsaný přísný režim vyžadující výslovný písemný souhlas zaměstnance se neuplatní v případě doručování Písemností datovou schránkou.  

Platí, že pokud zaměstnanec má datovou schránku a neznepřístupnil ji, může mu zaměstnavatel doručovat Písemnosti, aniž by k tomu potřeboval dodatečný souhlas zaměstnance. Písemnost doručovaná prostřednictvím datové schránky navíc nemusí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem.

Příznivější pro zaměstnavatele je i zákonná úprava dne doručení: Písemnost je doručena dnem, kdy se zaměstnanec přihlásí do datové schránky nebo 10 dnů ode dne jejího dodání do datové schránky zaměstnance.

Podmínky elektronického doručování jiné komunikace

Na elektronickou komunikaci a doručování jiných dokumentů než Písemností se uplatní zásada, že každý má právo zvolit si pro právní jednání libovolnou formu, není-li v zákoně nebo ujednání mezi stranami uvedeno jinak. Zákoník práce přitom vyžaduje písemnou formu pro veškeré smlouvy související s pracovněprávním vztahem (např. dohoda o srážkách ze mzdy, o odpovědnosti za svěřené hodnoty, o práci na dálku…) a také některá jednostranná jednání zaměstnavatele (např. rozvržení pracovní doby, odůvodnění nevyhovění žádosti zaměstnance o kratší pracovní dobu nebo jinou úpravu pracovní doby podle § 241 zákoníku práce...)

O písemné formě pak podle občanského zákoníku platí, že je zachována i při použití elektronických prostředků, umožňují-li tyto zachycení obsahu komunikace a identifikaci jednající osoby.  Více informací o elektronickém uzavírání některých smluv a náležitostech souvisejících s jejich doručováním naleznete v předchozím článku k novele zákoníku práce zde. 

Komunikace, pro kterou se nevyžaduje písemná forma (zejména běžné pracovní pokyny) může být doručována libovolným způsobem.

Závěr

Ačkoliv novela přinesla ve věci elektronického doručování vítané upřesnění, spojila s ním také některé nové formality. Požadavky novelizovaného zákoníku práce budou znamenat dodatečnou administrativní zátěž jak pro ty zaměstnavatele, kteří o přechodu na elektronické doručování teprve uvažují, tak pro ty, kteří už mají systém elektronické komunikace zavedený.

Se zavedením elektronické komunikace na Vašem pracovišti Vám rád pomůže pracovněprávní tým GT Legal.