Všechny subjekty procházejí během své doby působnosti určitým vývojem. Nároky na rychlost, jednoduchost, kvalitu, dostupnost a cenu se pořád zvyšují. Vývoji neunikly ani formy vedení účetnictví. Elektronické účetnictví rok od roku nabývá na větší popularitě. Tento pokrok není překvapivý. Žijeme v období moderních technologií, které postupně mění i formy vedení účetnictví.

Rovnoprávnost elektronických dokladů s papírovými je dnes již nezpochybnitelným faktem, naopak lze důvodně předpokládat, že těch digitálních bude v budoucnu rapidně přibývat.

Účetní záznamy a jeho formy

Veškeré skutečnosti, které se týkají vedení účetnictví, se zaznamenávají výhradně přes účetní záznamy. Účetní záznamy musí vést účetní jednotka nejméně v takovém rozsahu, jaký je stanoven zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZoÚ“). Podle § 4 odst. 10 ZoÚ mohou účetní jednotky používat, v souvislosti s účetním záznamem, technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení.

Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu (§ 33 ZoÚ).

Listinná forma: účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný.

Technická forma: účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod listinnou formu, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Smíšená forma: účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobou čitelný.

Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. Logickým požadavkem je povinnost převedení technické formy záznamu do čitelné podoby, kromě toho je pro záznamy vyžadována průkaznost a trvalost. V případě účetních dokladů je požadavek na průkaznost zdůrazněna ZoÚ ještě i v § 11, kde je dále definováno, co musí účetní doklady obsahovat. Jedná se kromě jiného také o podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování. Podle § 33a odst. 4 ZoÚ se podpisovým záznamem rozumí jak vlastnoruční, tak i uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu.

Obdobnou úpravu nalezneme i v zákoně č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „ZDPH“), kde se hovoří o daňových dokladech a to počínaje § 26. Samotný § 26 ZDPH uvádí, že:

(1) Daňovým dokladem je písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně.
(2) Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu.
(3) Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky.
     Spoužitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Základní podmínkou pro elektronickou podobu daňového dokladu je tedy souhlas osoby, pro kterou je doklad vystavován. Souhlas může být i konkludentní tzn. nevýslovný, kdy je zřejmé akceptování daňového dokladu v elektronické podobě.

U elektronického daňového dokladu musíme stejně jako u tištěné verze zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost.

V oblasti zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu dokladu v elektronické podobě si může účetní jednotka vybrat dle ZDPH § 34 odst. 4 ze tří možností:

1. a) opatřit doklad uznávaným elektronickým podpisem,
2. b) opatřit doklad uznávanou elektronickou pečetí,
3. c) použit elektronickou výměnu informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Ad A) Elektronický podpis – jednou z povinných náležitostí na účetním záznamu je neodmyslitelně podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a za jeho zaúčtování. V případě elektronických záznamů se jedná o elektronický podpis, jehož používání upravuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru v elektronické transakce. Elektronických podpisů je vícero druhů, a to podle toho, pro jaké účely mají být použity, resp. jaký subjekt je využívá. Existuje kvalifikovaný elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis a jiný typ elektronického podpisu (někdy se mu říká prostý elektronický podpis). Elektronický podpis je jakýmsi projevem vůle konkrétní osoby.  

Ad B) Elektronická pečeť – obdoba elektronického podpisu, kterou mohou používat přímo právnické osoby. Elektronické pečetě by tedy měly sloužit jako důkaz toho, že elektronický dokument vydala určitá právnická osoba, a poskytovat jistotu o původu a integritě tohoto dokumentu. Pečeť tedy obvykle není spojena s konkrétní osobou, což ji odlišuje od elektronického podpisu.

Digitalizace účetních dokladů

V případě, že se účetní jednotka rozhodla vést účetnictví pouze v elektronické podobě, mohou nastat případy, kdy obdrží účetní doklad v listinné verzi. Při digitalizaci se jedná o převod papírové podoby do elektronické verze, kdy k tomuto procesu je třeba pořídit vhodný dokumentový skener. Následně se naskenované dokumenty indexují, vytvoří se k nim metadata, případně připojí elektronické podpisy, časová razítka apod. Proces digitalizace je též možné zadat specializovaným firmám.

Informační technologie a jejich používání přinášejí řadu výhod, ale je třeba zajistit potřebné vlastnosti dokumentů ve smyslu věrohodnosti, identifikace původce, zajištění neměnnosti a trvanlivosti a zpřístupnění obsahu v čitelné podobě po celou potřebnou dobu.

Co říci na závěr…..

Dovolíme si uvést na závěr našeho článku pár výhod elektronických dat, kterými jsou:

• Online přístup k datům
• Transparentnost procesů, flexibilní práce s daty z hlediska času a místa
• Zrychlení vybraných procesů
• Úspora nákladů a času při práci s dokumenty
• Technické řešení pro doklady s velkým počtem dat/řádků