Pro výrobní a obchodní společnosti bývají zásoby stěžejní položkou oběžných aktiv a rozvahy vůbec. U výrobních podniků zastávají důležitější post materiálové zásoby, nedokončená výroba, polotovary nebo výrobky, u obchodních společností pak jde zejména o zboží. Poslední 4 měsíce a první 2 měsíce kalendářního nebo hospodářského roku jsou z pohledu zásob významné zejména proto, že se v tomto období konají inventury.

Společnosti prostřednictvím inventury zejména zjišťují skutečný stav zásob a ověřují, zda souhlasí na stav zásob evidovaný v účetnictví. Účelem inventury není pouze udělat přepočet kusů, či jiných měrných jednotek, jejím účelem je také vyhodnocení, zda některé zásoby nejsou například poškozené, zastaralé, zkrátka, zda je společnost schopná je plně využít a zda je jejich hodnota v účetnictví zachycena v odpovídající výši.

Nejprve se ale zaměříme na to, jaké kroky je vhodné před vlastním zahájením přepočtů učinit. Vše začíná ve finanční účtárně, která by měla zajistit, že v účetnictví budou zaneseny veškeré pohyby zásob, které dni inventury předchází. Je třeba tedy proúčtovat všechny faktury na pořízení materiálu nebo zboží, a spolu s kolegy, kteří mají sklad na starosti, zajistit také, aby došlo k proúčtování či zaevidování (podle zvoleného způsobu evidence zásob) všech příjmů či výdejů. Ve výrobních společnostech je potřeba domluvit se s vedoucími pracovníky výroby, zda bude možné při vlastním konání inventury výrobu zastavit nebo alespoň omezit a zabezpečit, že jednotlivé výrobní fáze budou v zásobách opět odpovídajícím způsobem promítnuty. Pokud není možné výrobu zastavit, pak je nezbytné dohodnout se na metodice, jak budou takové zásoby ve skladové evidenci zobrazeny a započítávány.

Společnost by také měla jmenovat inventarizační komise, které jsou odpovědné za provedení inventarizací určitých částí zásob. Většinou jsou inventarizační komise vícečlenné, složené jednak z osob, které zásobám rozumí a ve skladě se orientují a dále osob, které se zásobami při běžném provozu nepřijdou do styku. Takto ustanovené inventarizační komise jsou praktické ze dvou důvodů – zásoby jsou schopné ve skladu dohledat a správně položky přiřadit a navíc je minimalizováno riziko zkreslení výsledků inventur. Často jsou komisím předkládány tzv. „slepé sestavy“, které obsahují určení položek, případně jejich lokaci, a měrnou jednotku, ale už neobsahují poslední známé evidované množství. Komise pak musejí zásoby přepočítat vždy a nespoléhají se na evidenci. Neméně důležitá je také zvýšená pozornost při zapisování zjištěného množství do inventurních sestav.

V přípravné fázi inventury je také vhodné ve skladu zkontrolovat označení cizích zásob, například zásob, které jsou v našem skladě pouze uskladněny, ale vlastníkem je stále dodavatel, nebo naopak zásob, které jsou již vyskladněny ze systému a čekají už jen na odvoz k zákazníkovi.

Velkou zásluhu na správném provedení inventury má také náležité proškolení osob inventarizačních komisí. Pokud jsou ve skladu různé typy zásob, které jsou inventarizovány jinými měrnými jednotkami, například kusy, kilogramy, metry apod., je na to vhodné zaměstnance upozornit. Stejně tak je efektivní spočítané položky zásob označovat, aby nešlo k opomenutí nebo naopak dvojímu započítání zásoby. Pokud jsou ve skladech používány čtečky čárových kódů, je třeba řádně vysvětlit skenování a zadávání spočítaného množství a čtečky správně nastavit.

V den „D“ musí inventarizační komise obdržet sestavy potřebné pro zapisování zjištěného množství. Podle měrných jednotek se pak množství zjišťuje počítáním, vážením, měřením, odečtem ze speciálních měřících zařízení nebo odborným odhadem v případě, kdy by každý jiný způsob způsobil například znehodnocení zásoby nebo její ztrátu. V některých případech se můžeme setkat i se situací, kdy se množství zjistí počítáním a následně prostřednictvím převodových tabulek teprve dochází k přepočtu na jednotku, která je zanesena ve skladové evidenci. Po odevzdání inventurních soupisů je vhodné provést kontrolu skladu, zda jsou veškeré položky označené, tedy spočítané.

Rozdíly zjištěné při inventuře mohou být vyhodnoceny jako manko nebo přebytek. Manko znamená, že skutečný stav je menší než stav účetní. Oproti tomu přebytek znamená, že máme fyzicky více dané zásoby, než bychom měli mít podle účetního stavu. Manka a přebytky lze proti sobě započíst pouze v případě, že k nim došlo v důsledku neúmyslné záměny podobných druhů. Pokud se o záměnu nejedná, je třeba o nich účtovat odděleně, nekompenzovaně. Podrobněji se účtování inventurních rozdílů budeme věnovat v některém z dalších článků.

Pokud se vás toto téma dotýká a máte zájem o konzultaci, neváhejte nás kontaktovat.