V praxi se často stává, že někteří zaměstnanci nevyčerpají celou dovolenou v průběhu příslušného roku. Při sestavení účetní závěrky je nutné vyřešit, jak s touto nevyčerpanou dovolenou účetně a následně i daňově naložit.

V poslední době je opět aktuální diskuze nad způsobem tohoto řešení. Nové světlo do této problematiky vneslo jednání Generálního finančního ředitelství se zástupci Komory daňových poradců.

Co říká zákoník práce?

Otázku dovolené zaměstnanců upravuje Zákoník práce. Z něj vyplývá, že zaměstnavatel by měl určit zaměstnanci čerpání dovolené tak, aby tato dovolená byla vyčerpána v roce, ve kterém na ni vznikl nárok. Zákoník práce dále uvádí dva důvody, při kterých může dojít k převodu dovolené do jiného roku. Jsou to překážky v práci na straně zaměstnance (nemoc apod.) nebo naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele. Novou úpravou v zákoníku práce, účinnou od 1.1.2012, zároveň došlo ke zrušení zániku práva na dovolenou v případě, kdy nebyla vyčerpána do konce následujícího kalendářního roku.

V praxi existují tři různé přístupy k účtování nevyčerpané dovolené - účtování jako dohadná položka pasivní, rezerva nebo neúčtování.

Kdy účtovat?

Nejprve je třeba vyřešit otázku, zda má být o nevyčerpané dovolené účtováno v roce, kdy na ní vznikl nárok, nebo až v roce, kdy je fakticky čerpána. Zde nám řešení předkládá přímo Zákon o účetnictví, ve kterém je jako jeden ze základních principů zakotven akruální princip. Jeho podstatou je účtování o aktivech, pasivech, výnosech a nákladech již v době, kdy se operace s nimi uskutečnily, ne až v době, kdy jsou přijaty či vydány peněžní prostředky s těmito operacemi související. Zároveň platí princip uznávání nákladů. Jeho podstatou je vykázání veškerých nákladů, které byly vynaloženy za účelem dosažení výnosů, ve stejném období jako tyto výnosy. Neúčtováním závazku a nákladu z titulu nevyčerpané dovolené v roce, ve kterém vzniká nárok na tuto dovolenou, by tak došlo k porušení věcné a časové souvislosti.

Dohadná položka pasivní nebo rezerva?

Již na začátku je nutno předeslat, že v této otázce stále nepanuje shoda. Existují názory obhajující dohadnou položku i názory obhajující rezervu. Rozdílné řešení vyplývá z účetního a daňového pohledu, přičemž daňovým pohledem se zabývalo zejména Generální finanční ředitelství.  Z daňového hlediska je dohadná položka daňově uznatelným výdajem, ale rezerva nikoliv. Z účetního hlediska je rozdíl v samotném zachycení – dohadná položka může být zaúčtována přímo na účet mzdových nákladů, kam logicky patří, zatímco rezerva bude účtována na účet rezerv.

V účetním pojetí je rozdíl zejména v tom, že rezervy jsou v Zákoně o účetnictví taxativně vyjmenovány a že rezerva na nevyčerpanou dovolenou mezi nimi není. Rezerva je určena k pokrytí budoucích závazků nebo výdajů, u nichž je znám účel, je pravděpodobné, že nastanou, avšak zpravidla není jistá částka nebo datum, k němuž vzniknou. V případě náhrady za nevyčerpanou dovolenou je ale po novele Zákoníku práce jisté, nikoli pouze pravděpodobné, že výplata této náhrady v budoucnu nastane. Dohadná položka se použije v případě, kdy je jisté, že budoucí závazek nebo výdaj nastane, ale tato skutečnost není doložena veškerými potřebnými doklady, a tedy není známa jejich přesná výše. Tato situace koresponduje s případem nevyčerpané dovolené. Pokud ale bude náhrada za nevyčerpanou dovolenou zaúčtována jako dohadná položka, musí společnost dále řešit otázku daní.

Přestože je otázka účtování o nevyčerpané dovolené čistě účetní problematikou, za současného znění zákona o daních z příjmů a zákona o rezervách a současné rétorice Generálního finančního ředitelství, má způsob účtování a vykázání náhrady za nevyčerpanou dovolenou i daňový dopad. Generální finanční ředitelství souhlasí, že je nutné dodržet zásadu věcné a časové souvislosti s tím, že by tato zásada měla být naplněna prostřednictvím institutu rezervy.

Jak tedy nevyčerpanou dovolenou účtovat tak, aby byla správně z účetního i daňového hlediska? Jak jsme předeslali již na začátku, odpověď na tuto otázku stále není jednoznačná. Dá se předpokládat, že diskuze k tomuto tématu budou pokračovat. O dalším vývoji v této oblasti Vás budeme informovat v některém z příštích čísel Finančního managementu.

V případě Vašeho bližšího zájmu o tuto problematiku nás neváhejte kontaktovat.