Na počátku roku 2021 došlo k významným legislativním změnám v oblasti dovolené. Jednou z těchto změn je i možnost převedení nevyčerpané dovolené do následujícího kalendářního roku na základě písemné žádosti zaměstnance. Vedle varianty převedení dovolené ze zákona, k čemuž dochází automaticky, nebo z rozhodnutí zaměstnavatele tak přibyla i varianta třetí – žádost zaměstnance. Vzhledem k tomu, že mnohým zaměstnavatelům není problematika převodu nevyčerpané dovolené zcela jasná a toto téma je s blížícím se koncem roku velmi aktuální, níže shrnujeme základní informace k tématu.        

Pro úplnost upozorňujeme, že na sick days a jiné obdobné dny volna poskytované čistě jako zaměstnanecký benefit v jiném režimu, než je dovolená, se tato pravidla neuplatní.

Kdo určuje dobu čerpání dovolené?

Dobu čerpání dovolené je povinen určit zaměstnavatel, a to tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu na dovolenou vzniklo právo. Takto určenou dovolenou je zaměstnavatel povinen oznámit zaměstnanci písemně alespoň 14 dnů předem, není-li se zaměstnancem dohodnuta kratší doba pro oznámení. Zaměstnanec může také kdykoli zaměstnavatele o čerpání dovolené požádat. S čerpáním dovolené na základě žádosti zaměstnance musí zaměstnavatel vyslovit souhlas, nicméně neznamená to, že takové žádosti vyhovět musí.

Zaměstnavatel musí zajistit, že zaměstnanec během roku vyčerpá celou dovolenou. Dovolená může být zaměstnavatelem převedena do dalšího kalendářního roku jen v případě, kdy vyčerpání dovolené brání překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, případně o převedení části dovolené požádá sám zaměstnanec. To však neznamená, že by nevyčerpaná dovolená zanikala (viz níže).

Jak je to s převedením nevyčerpané dovolené?

V případě, že dovolená nemůže být vyčerpána v příslušném kalendářním roce pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, jak zákon předpokládá, taková dovolená bez dalšího přechází do dalšího kalendářního roku.

Rovněž je možné převést část dovolené na základě individuální písemné žádosti zaměstnance – takto lze s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance převést pouze dovolenou, která přesahuje 4 týdny (u pedagogických a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů). Pokud tedy zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům např. 5 týdnů dovolené, může zaměstnanec písemně požádat o převedení pátého týdne dovolené do následujícího kalendářního roku. Pokud zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům pouze základní výměru dovolené v rozsahu 4 týdnů, převedení části dovolené na základě písemné žádosti zaměstnance zde uplatnit nelze.     

V praxi se lze mnohdy setkat se situací, kdy zaměstnanci ke konci roku dovolená zbývá, aniž by jejímu čerpání bránily překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody. Pokud zaměstnavatel v rozporu s právními předpisy nenařídí čerpání zbývající dovolené do konce kalendářního roku a zaměstnanec nepodá písemnou žádost o převedení dovolené (v těch případech, kdy lze aplikovat) anebo takové žádosti nebude ze strany zaměstnavatele vyhověno, neznamená to, že by zaměstnanci dovolená propadla. I v tomto případě dojde k převodu dovolené automaticky ze zákona.

Zaměstnavatel se tím však dopustí správního deliktu, neboť tímto jednáním poruší svoji zákonnou povinnost určení čerpání dovolené do konce příslušného kalendářního roku, za což mu hrozí pokuta až do výše 200 000 Kč ze strany inspekce práce.

Do kdy je třeba převedenou dovolenou čerpat?

Čerpání převedené dovolené je zaměstnavatel povinen určit tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, tj. převedená dovolená z roku 2022 musí být vyčerpána do konce roku 2023. Neurčí-li zaměstnavatel dobu čerpání převedené dovolené do 30. 6. následujícího kalendářního roku, tj. pro převedenou dovolenou z roku 2022 do 30. 6. 2023, vznikne právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanci. Zaměstnanec musí v tomto případě, stejně jako zaměstnavatel, písemně oznámit čerpání dovolené alespoň 14 dnů předem, pokud se se zaměstnavatelem nedohodnou na jiné době oznámení.

Nemůže-li být převedená dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku, tj. pro převedenou dovolenou z roku 2022 do konce roku 2023, proto, že byl zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným nebo čerpá mateřskou či rodičovskou dovolenou, musí zaměstnavatel určit dobu čerpání převedené dovolené po skončení těchto překážek.

Je možné nevyčerpanou dovolenou proplatit?

Proplacení nevyčerpané dovolené je přípustné pouze v případě skončení pracovního poměru zaměstnance. Pokud pracovní poměr trvá, nesmí zaměstnavatel namísto čerpání dovolené zaměstnanci poskytnout finanční kompenzaci, resp. náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou.

V případě, že vám v oblasti převádění dovolené není cokoli jasné, neváhejte se na nás obrátit a my vám rádi poradíme.