cesta ke snížení nákladů, profesionálnímu zpracování a diskrétnosti

Outsourcing, tedy svěření nevýdělečných vedlejších činností specializovaným externím dodavatelům, je jednou z cest, která firmě pomáhá efektivně snížit náklady a umožňuje jí soustředit se na hlavní předmět podnikání. Mezi čím dál častěji vyhledávané  činnosti outsorcingu patří zpracování mezd a účetnictví.

Externí zpracovatele mezd a účetnictví využívá v současné době  stále více společností, které mají s touto službou pozitivní zkušenosti a které následují celosvětové trendy.

Zpracování mezd a účetnictví je naprosto nezbytnou vedlejší činností, kterou se musí pravidelně zabývat i ta nejmenší firma a to na ni klade nemalé nároky. Především potřebuje vlastní mzdovou a finanční účetní, kterým je třeba platit mzdu, odvádět za ně pojistné a investovat do jejích vzdělávání, dále  kancelářské prostory,  technické a programové vybavení. Outsourcingem lze  tyto náklady významně snížit. Důvodem jsou právě úspory nákladů na školení, pořizování hardware a software, sociálním a zdravotním pojištění apod.

Zastupitelnost

Jelikož má externí zpracovatel dostatek účetních, může být výpadek jedné z nich z důvodu nemoci její či jejich dětí, dovolené apod. velmi snadno řešen. Nenastane tak situace, kdy je v případě onemocnění „interní“ účetní  třeba posunovat termín výplat mezd vlastním zaměstnancům nebo řešit zpracování účetnictví pro včasné podání přiznání k dani z přidané hodnoty a podobně. Zároveň se firma vyhne situaci, kdy mzdová účetní mimo období předcházející datu výplaty mezd není plně využita.

Rizika chybného zpracování

Další nezanedbatelnou výhodou je, že externí dodavatel přebírá rizika za chybné zpracování mezd, nedodržení mzdových předpisů a správnost vedení účetnictví v souladu s předpisy. Ručí tak za správnost výpočtu odvodů, čistých mezd, vyplnění přehledů pro zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení či za správné vedení účetnictví, včetně vyhodnocení jednotlivých účetních případů z pohledu daně z příjmů a daně z přidané hodnoty. Odborný dohled prostřednictví manažerů dodavatele (uplatnění zásady čtyř očí) nad účetními je zárukou kvality poskytovaných služeb. Dodavatel má díky své specializaci přehled o nejnovějších předpisech a zákonech a je tak schopen okamžitě reagovat na změny v legislativě.

Možnost vzdáleného přístupu k účetnictví

Znamená to možnost přístupu oprávněných osob společnosti do externě zpracovávaného účetnictví, ale také možnost pořizování některých dat přímo ve společnosti např. vystavování faktur, vedení pokladny, vedení knihy faktur přijatých a vytváření elektronických příkazů k úhradě atd. pracovníkem bez znalostí účetnictví s tím, že externí finanční účetní pak tato data odborně zpracuje. Vzdálený přístup do účetnictví umožňuje řadu variant, které je možné přizpůsobit požadavkům a potřebám zadavatele.

Externí specializovaná firma disponuje i dostatečně jazykově vybavenými pracovníky, takže je schopna plnit požadavky zadavatele na zajištění odborné komunikace v cizím jazyce a v neposlední řadě i na reportování dat v podobě a jazyce požadovaném mateřskou společností nebo zahraničním zřizovatelem.

Outsourcing zpracování mezd a účetnictví je tedy logická příležitost pro firmy, jak snížit provozní a personální náklady a zároveň zvýšit kvalitu zpracování uvedených oblastí své činnosti. Firma tak získá přístup k novým technologiím a informacím, aniž by to citelně poznala na svých nákladech. Ušetřené náklady a čas může věnovat svému předmětu podnikání.

Ludmila Malimánková, manažer oddělení vedení účetnictví společnosti Fučík @partneři s.r.o.

lida.malimankova@fucik.cz