Zajistit správné vedení účetnictví patří mezi povinnosti vrcholového managementu. A to nejen z důvodů legislativních, ale hlavně proto, že účetnictví je jedním z hlavních zdrojů informací pro strategické rozhodování podniku. Interní účtárna s vlastními zaměstnanci není jediným možným řešením, stále častěji se setkáváme s tzv. outsourcingem.

Pojem outsourcing je zkratkou z anglického sousloví Outside resource using. Samozřejmě se netýká pouze služeb účetních, obecně jde o to, že podnik svěří podpůrné činností externímu dodavateli. Pro externího dodavatele je poptávaná služba většinou hlavním předmětem činnosti. Kromě účetních služeb se často jedná např. o správu IT, skladování a logistiku, dopravu nebo úklid.

Kdy a proč obvykle podniky volí outsourcing účetnictví a zpracování mezd?

• Podnik není dost veliký, aby využil kapacitu interní účtárny.
• Podnik nenašel vhodné experty na pozici účetní / mzdová účetní / finanční ředitel / metodik.
• Podnik má interní účtárnu, avšak ta nefunguje ke spokojenosti vedení. Informace nejsou připraveny včas a kvalitně.
• Z důvodu úspory nákladů nelze činnost interní účtárny „zálohovat“. V případě výpadku se podnik ocitá v „informační krizi“.
• Podnik se chce zajistit proti rizikům plynoucím z nesprávně vedeného účetnictví (na zaměstnanci lze požadovat náhradu škody jen omezeném rozsahu, což neplatí při spolupráci s externí firmou).
• Zpracovávané údaje (např. mzdové) chce podnik co nejvíce utajit.
• Podnik hledá nový pohled na organizaci procesů, odbourání zbytečných činností, které si často interní účtárny „pěstují“, neboť již ztratily nadhled a nemají kapacitu sledovat nové trendy a zavádět inovativní postupy.

Dnešní technologie, zejména v oblasti elektronické komunikace či sdílení informací, umožňují vedení účetnictví i zpracování mezd a personální administrativy „na dálku“. Tak se ještě širšímu spektru podniků otevírá možnost spolupracovat s nejlepšími odborníky, ať už podnik sídlí kdekoliv. Stále větší procento lidské práce je i v tomto oboru nahrazováno automatizovaným řešením za použití technologií.  To umožňuje získávat výsledky rychleji, mít je k dispozici kdykoli a kdekoli, kontrolovat efektivně nastavené procesy. Na pracovníky účtáren klade tento vývoj stále vyšší požadavky, proměňuje se podoba a obsah jejich práce. Zatímco dříve jsme si účetní představili nejčastěji jako „pořizovače dat“, dnes, a ještě více v budoucnosti, by se mělo jednat o osobu, která zvládne organizovat procesy, hodnotit získaná data, navrhovat algoritmy jejich zpracování a způsob prezentace. To je diametrálně odlišný obrázek této profese, a odlišný je i soubor dovedností, kompetencí a odpovědností, které budou v této profesi klíčové.

V článcích a na webových stránkách na téma outsourcing účetnictví a mezd najdeme často porovnání nákladů na interní účtárnu a externího dodavatele, které mají dokazovat přímou úsporu nákladů při volbě outsourcingu. Je otázkou do jaké míry se v konkrétních podmínkách jednotlivých podniků tyto „kalkulace“ potvrdí. Služba externího dodavatele by každopádně neměla být dražší, než náklady na interní oddělení. Úspora nákladů však podle našeho názoru není nejdůležitější hledisko, kterým by se měl podnik při volbě dodavatele řídit. Co tedy považujeme za důležité?

Dobrý externí dodavatel je specialistou v oboru své činnosti, na kterou se plně soustředí. Neustále se vzdělává v oboru a sleduje legislativu. Proto obvykle provádí požadované činnosti ve vyšší kvalitě, než mohou interní pracovníci. Nejlepší odborníci externího dodavatele jsou partnery managementu a poskytují často lepší podporu managementu při řízení podniku.

 Činnost může být vykonána efektivně, protože externí dodavatel se může více soustředit na dobrou organizaci činnosti, má zkušenosti a může přinést nové pohledy na dosud interně zpracovávanou agendu.

Management nemusí řešit denní starosti s vedlejší činností a může se soustředit na svůj hlavní obor a ke svému rozhodování má k dispozici relevantní data. V případě výpadku konkrétního pracovníka zaručuje zastupitelnost externí dodavatel.

V neposlední řadě poskytuje toto řešení zajištění managementu i celého podniku proti riziku z nesprávného vedení účetnictví a mezd. Specializovaná firma má zpravidla uzavřeno kvalitní pojištění odpovědnosti. Pravidlem je to zejména u firem poskytujících daňové poradenství, kterým povinnost pojistit se proti těmto rizikům ukládá dokonce zákon.

Obzvlášť vhodnou oblastí pro outsourcing se v tomto světle jeví mzdová agenda. Proč? Mzdová agenda je činnost nárazová, vyžadující vyšší nasazení pracovníků v krátkém časovém úseku. A to jak měsíčně při zpracování měsíčních mezd, tak v ročním pohledu např. při ročním zúčtování daně. Proto v menších podnicích obvykle řeší tuto oblast pracovníci, kteří mají současně jiné úkoly a nemají možnost se problematice plně věnovat. Nejde ale jen o samotný výpočet mezd a odvodů. Mzdová a personální legislativa je poměrně složitá, vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je třeba řešit citlivě a s vědomím možných rizik a důsledků. Je proto výhodou mít po ruce odborníka, který zná zákoník práce a související předpisy a umí domyslet i finanční dopady jednotlivých rozhodnutí. Externí dodavatel také zpravidla může zajistit vyšší míru diskrétnosti výplat, když jsou informace zpracovány mimo podnik a předávání informací mezi podnikem, jeho zaměstnanci a externím dodavatelem je dobře organizováno a zajištěno. Ještě vyšší míry diskrétnosti lze dosáhnout, když veškeré platby mezd a odvodů provádí externí firma ze svěřeneckého účtu, který není přístupný ani interní finanční účtárně.

V závislosti na dohodnutých (a technicky realizovaných) procesech může mít spolupráce podniku a externího zpracovatele účetnictví a mezd různé podoby a šíři. Pokud máte zájem dozvědět se více o možných formách spolupráce, neváhejte nás kontaktovat. Naši odborníci z oddělení F&P HUMAN RESOURCES a F&P ÚČETNICTVÍ FINANCE jsou připraveni Vám připravit nabídku na míru.

Edita Ševcovicová edita.sevcovicova@fucik.cz
Ludmila Malimánková ludmila.malimankova@fucik.cz Tel. +420 296 578 324		Jana Schlöglová jana.schloglova@fucik.cz Tel. +420 296 578 339
F&P ÚČETNICTVÍ FINANCE je nová značka společnosti Fučík a partneři s.r.o. pro služby z oblasti podnikových financí a vedení účetnictví. Včasné a spolehlivé informace pro Vaše rozhodování jsou hlavním cílem naší činnosti.		F&P HUMAN RESOURCES je nová značka společnosti Fučík a partneři s.r.o. pro služby z oblasti personalistiky a mezd. Zahrnuje nejen výpočet mezd a odvodů, ale také personální administrativu, online docházku, online reporting a další služby.