Úřad pro ochranu osobních údajů v loňském roce uložil pokutu ve výši 180.000 Kč za nadbytečné uchovávání kopií dokladů předložených jeho zaměstnanci.

Za co tedy úřad pro ochranu osobních údajů pokutu uložil? Ve spisech zaměstnavatel evidoval kopie občanských průkazů, to je možné pouze při splnění určitých podmínek včetně zajištění písemného souhlasu od zaměstnance. Dále kopie průkazů zdravotní pojišťovny, výpis z evidence rejstříku trestů nebo karty s číslem bankovních účtu, kopie rodných listů dětí, fotografie zaměstnanců. Úřad uvedl, že zaměstnavatel není oprávněn veškeré požadované informace dokládat kopiemi všech uvedených dokladů a tyto kopie uchovávat v personálních spisech.

Zaměstnavatel je ale povinen vést osobní spis každého zaměstnance. Co tedy spis může obsahovat? Pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce, konkrétní seznam stanoven není. U dokladů, které k výkonu práce nepotřebuje, by měl do spisu pouze zaznamenat údaje z předložených dokladů a potvrdit, kdo, kdy a na základě jakých dokladů údaje ověřil.

V uvedeném případě navíc došlo dle Úřadu pro ochranu osobních údajů k úniku osobních údajů ze spisů zaměstnanců, resp. že zaměstnanci opakovaně obdrželi emaily, jejichž přílohou byly kopie dokumentů z jejich personálních spisů.