Mnoho účetních neví, že při uvádění dlouhodobého hmotného majetku do užívání, je třeba kromě patřičného účetního dokladu vyhotovit také protokol o zařazení dlouhodobého hmotného majetku do užívání. Tento článek si klade za cíl o této často opomíjené skutečnosti informovat.

Nutnost vyhotovení protokolu o zařazení dlouhodobého hmotného majetku do užívání (dále jen „protokol“) nenařizuje přímo žádný právní předpis a neexistuje ani obecně platný vzor tohoto dokumentu. Potřeba vyhotovit protokol vyplývá nepřímo z § 7 odst. 11 vyhlášky č.500/2002 Sb. pro podnikatele v platném znění, který říká:

„Dlouhodobým hmotným majetkem se stávají pořizované věci uvedené do stavu způsobilého k užívání, kterým se rozumí dokončení věci a splnění technických funkcí a povinností stanovených zvláštními právními předpisy pro užívání (způsobilost k provozu). Obdobně se postupuje v případě technického zhodnocení. Toto ustanovení se nepoužije v případě nabytých věcí, které před nabytím byly uvedeny do stavu způsobilého k užívání a nevyžadují montáž u nabyvatele.“

Z citovaného paragrafu lze vyčíst, že k oprávněnému zařazení dlouhodobého hmotného majetku do užívání je třeba doložit značný objem informací. Tyto informace nelze vměstnat do standardního účetního dokladu, a proto je vedle něj nutné vyhotovit také protokol. Důležitým rozdílem mezi účetním dokladem a protokolem je také skutečnost, že o splnění technických funkcí a ostatních podmínek rozhoduje odpovědný vedoucí technický pracovník, který ví, kdy je majetek způsobilý k provozu. Není v kompetenci účetní rozhodnout o způsobilosti majetku k provozu a o jeho zařazení do užívání pouze na základě účetního dokladu.

Protokol by měl být vyhotoven bez ohledu na to, zda je dlouhodobý hmotný majetek pořizován dodavatelsky nebo vlastní výrobní činností. V různých případech se bude protokol lišit v uvedených informacích (např. kolaudační rozhodnutí, předávací protokoly atd.). Vzhledem k tomu, že neexistuje jednotná úprava jak má protokol vypadat a co má obsahovat, je vhodné toto upravit vnitřním předpisem účetní jednotky. Protokol by měl ve všech případech obsahovat identifikační údaje o dlouhodobém hmotném majetku a dále informace, umožňující účetním založit řádnou analytickou evidenci tohoto majetku, zpravidla ve formě inventární karty.

Protokol by měl obsahovat minimálně tyto údaje:

• název účetní jednotky a konkrétní pojmenování tohoto dokumentu a jeho číselné označení
• název složky dlouhodobého hmotného majetku, zařazované do užívání
• podrobnější popis či charakteristiku majetku
• způsob pořízení majetku
• datum zahájení a ukončení řízení o zařazení majetku do užívání
• složení komise rozhodující o zařazení majetku do užívání
• údaje o případných zkouškách majetku před jeho zařazením do užívání a výsledcích těchto zkoušek
• prohlášení příslušného orgánu, že jsou zařazený majetek je z technického hlediska schopen řádného a bezpečného užívání
• prohlášení příslušného orgánu, že ke dni vyhotovení protokolu jsou splněny všechny zákonné podmínky stanovené pro zařazení majetku do užívání
• inventární číslo přidělené majetku a jeho umístění v účetní jednotce
• pořizovací cena majetku celkem v Kč
• jednotlivé části souboru movitých věcí a jednotlivé kusy příslušenství příslušného majetku
• zvolený postup účetního a daňového odepisování a roční sazby účetních a daňových odpisů
• datum uvedení majetku do užívání
• počet příloh protokolu a jejich označení
• čitelné podpisy orgánu rozhodujícího o zařazení majetku do užívání
• datum souhlasu se zněním protokolu a podpis oprávněného vedoucího pracovníka nebo statutárního orgánu účetní jednotky.

Uvedený výčet minimálních náležitostí je pouze informativní. Záleží jen na účetní jednotce, které informace do protokolu uvede.

Na závěr bychom rádi upozornili, že neexistence protokolu může způsobit řadu komplikací např. při finančně daňové kontrole. Zařazení dlouhodobého hmotného majetku do užívání dříve, než je tento majetek způsobilý k zařazení, může způsobit nesplnění podmínky pro zahájení účetních a daňových odpisů. To může být považováno za uvedení nepravdivých nebo hrubě zkreslujících údajů v účetních záznamech a tedy zkreslení věrného obrazu předmětu účetnictví v účetní závěrce nebo výroční zprávě, za což dle § 37 odst. 1 písm. h) zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění hrozí účetní jednotce sankce až do výše 3% z aktiv celkem. Správně vyhotovený protokol o zařazení dlouhodobého hmotného majetku do užívání toto riziko značně minimalizuje.