Netradičně bychom se s Vámi rádi podělili o naše zkušenosti s technikou zpracování mezd a personální agendy. Věříme, že Vám budou inspirací.

1. ÚDAJE Z DOCHÁZKY AUTOMATICKY DO MEZD

Pro svoji síť obchodů si klient pořídil tamigo, aplikaci pro on-line řízení lidských zdrojů. díky tomu měl jako vedlejší produkt i podklady pro zpracování mezd připravené ihned po ukončení měsíce. původní zpracovatel mezd nedokázal zajistit propojení tamiga a mzdového software. klient potřeboval partnera, který dokáže systémy propojit a novou technologii chtěl tak maximálně využít.

Před nasazením Tamiga klient zpracovával mzdy na základě výkazů práce jednotlivých zaměstnanců vedených v excelu. Zaměstnanci při vyplňování výkazů často chybovali ani linioví manažeři všechny chyby ve výkazech při kontrole neodhalili. Údaje potřebné pro zpracování mezd byly do mzdového programu vkládány ručně, během zpracování mzdová účetní intenzivně komunikovala s manažery, aby dořešila nesrovnalosti. Samotné nasazení Tamiga přineslo mnoho výhod při plánování směn, výměně směn, schvalování absencí a evidence skutečně odpracované doby. Aby klient využil všech výhod, které toto řešení nabízí, potřeboval partnera, který dokáže data z Tamiga plně využít pro rychlé a přesné zpracování mezd.

S propojením Tamiga na náš mzdový software už jsme měli zkušenosti. Klientovi jsme pomohli při převodu dat ze stávajícího mzdového systému, aby nebylo nutné vše znovu ručně pořizovat. První měsíc jsme zpracovali mzdy “stínově”, tedy paralelně s původní zpracovatelem na základě původních dat. Druhý měsíc už naostro z dat z Tamiga. Přitom jsme provedli také částečný mzdový audit, upozornili jsme klienta na nalezené nesrovnalosti a navrhli, jak je vyřešit. Pomohli jsme klientovi připravit zaměstnance na změnu ve vzhledu a způsobu distribuce výplatního lístku. Samozřejmě vše nebylo hned ideální, ale během tří měsíců si klient i zaměstnanci na nový systém zvykli, naučili se ho užívat.

Klient byl příjemně překvapen, jak rychle mohou být mzdy na základě podkladů z Tamiga zpracovány. Veškeré odpracované hodiny a absence jsou automaticky zpracovány a exportovány do mzdového software. Stejně tak je automaticky přenesena informace o práci přesčas, práci v noci, o víkendech či svátcích. Doba zpracování se zkrátila z týdnů na pár dnů. Zaměstnanci si mohou kdykoli zkontrolovat své výkazy práce online a zaměstnavatel má jistotu, že údaje na pásce budou souhlasit s vyplacenou mzdou.  

VÝHODY ŘEŠENÍ

• Sofistikované plánování směn, tržiště směn, management absencí online
• Online přehled o odpracovaných dobách a mzdových nákladech
• Rychlost zpracování mezd
• Minimalizace chyb, jasná zodpovědnost
• Odbourání zbytečné ruční práce, dvojí práce

TAMIGO

Je to webová aplikace dánského výrobce pro řízení lidských zdrojů zejména pro provozy retailu, restauračního provozu, hotelů, zdravotnictví a všude, kde je potřeba pružné plánování směn. Hovoří 10ti jazyky.

2. ZAMĚSTNÁNÍ CIZINCŮ S KLIDEM

Klient plánoval zaměstnat větší počet odborníků – cizinců, a to jak občanů eu, tak třetích zemí. do té doby měl s podobnou situací minimální zkušenosti. potřeboval poradenství ohledně povinností, které mu jako zaměstnavateli vzniknou. také ale potřeboval podporu při jednání s novými zaměstnanci, kteří rovněž neměli zkušenosti s českým pracovním prostředím.

Pro klienta jsme připravili přehled povinností, které je třeba splnit před přijetím zahraničních zaměstnanců, při jejich nástupu, a také při změně podmínek pracovní smlouvy a ukončení pracovního poměru těchto zaměstnanců.

Klientovi jsme pomohli splnit povinnosti plynoucí ze zákona o zaměstnanosti (zejména nahlášení volných pracovních míst). Při nástupu nového zaměstnance jsme vyhodnotili jeho postavení z hlediska příslušnosti k systému sociálního a zdravotního pojištění a z hlediska daňového domicilu. Zajistili jsme přihlášení zaměstnance na příslušných institucích a pomohli jsme se zajištěním zdravotního pojištění zaměstnance i jeho rodinných příslušníků.

Další podporu jsme klientovi poskytli při komunikaci s novými zaměstnanci ohledně způsobu zdanění příjmu a dalších specifických podmínek odměňování v České republice, jako je třeba výpočet náhrady za dovolenou na základě průměrné mzdy.

Po dohodě s klientem jsme nakonec uspořádali krátký workshop pro zaměstnance.  Jednoduchou formou a v angličtině jsme zaměstnancům vysvětlili, jaké odvody jsou z jejich mzdy strhávány, jak se počítají a jaké daňové úlevy mohou zde v ČR získat. Připravili jsme také vzor výplatní pásky s vysvětlivkami a objasnili jsme, jaké údaje na pásce zaměstnanci najdou a jak se vypočítá konečná částka, kterou obdrží na svůj účet.

Klient ocenil jak pomoc při plnění legislativních povinností, tak oporu, kterou jsme poskytli personálnímu řediteli při komunikaci se zaměstnanci.  Mohl se vždy spolehnout na rychlé a přesné informace a postarat se, aby adaptace nových zahraničních odborníků proběhla hladce a ke spokojenosti zaměstnanců i zaměstnavatele. Takové řešení považoval za jeden z benefitů pro zaměstnance.

VÝHODY ŘEŠENÍ

• Jistota pro zaměstnavatele, že splnil zákonné povinnosti
• Pomoc při usazení zaměstnance v cizím prostředí
• Opora při vysvětlování specifik českého systému odměňování a výpočtu mzdy
• Zajištění správného zdanění, odvodů na zdravotní a sociální pojištění v ČR i v zemi zaměstnance

WORKSHOP PRO ZAMĚSTNANCE

Pečlivě připravené setkání s daňovým poradcem ušetří zaměstnavateli čas strávený opakovaným vysvětlováním principů výpočtu mzdy a odvodů, benefitů.

3. PERSONÁLNÍ ADMINISTRATIVA PRO KREATIVNÍHO PERSONALISTU

U klienta pracuje šikovná empatická personalistka, která dokáže vyhledat ty správné pracovníky, zajistit jejich adaptaci a  postarat se o dobré vztahy ve firmě. rutina a papírování jí ubíralo čas, který by ve prospěch firmy raději věnovala jiným činnostem. nabídli jsme klientovi, že velkou část personální administrativy převezmeme. 

Personalistku podporujeme od samotného nástupu zaměstnance. Připravíme pracovně-právní dokumenty na základě vzájemně odsouhlasených vzorů pro jednotlivé pozice. Dohodneme termín vstupní zdravotní prohlídky, zajistíme žádanku a vybavíme zaměstnance potřebnými informacemi. Spravujeme systémy e-learningu pro oblast BOZP a školení řidičů. Vedeme osobní složky zaměstnanců. Přitom dbáme na dodržování zákona o ochraně osobních údajů a jsme připraveni plnit požadavky GDPR.

Průběžně připravujeme a evidujeme dodatky pracovních smluv, změny mzdových výměrů. Kontrolujeme lhůty pro opakování zdravotních prohlídek a nutných školení a zajišťujeme, aby byly v termínu obnoveny všechny posudky a certifikáty.

Osobní složky zaměstnanců jsou v elektronické podobě přístupné prostřednictvím zabezpečené komunikace personalistce, a to 24/7 tedy kdykoli a nezávislé na naší pracovní době. Běžné pracovně-právní dokumenty si může personalistka vytvořit jednoduše ze šablony, osobní údaje zaměstnance se doplní automaticky.

Klient získal nejen odbornou pomoc, ale také technologickou výhodu, a to za zlomkovou cenu v porovnání s nákupem licence. Službu mohl navíc začít využívat ve velmi krátkém čase, aniž by musel projít složitým a zdlouhavým procesem implementace nových technologií. Za velkou výhodu považuje klient také odbornou podporu, kterou má personalistka k dispozici při ukončování pracovních poměrů, zejména ve složitějších situacích.

VÝHODY ŘEŠENÍ

• Personalistka se může věnovat lidem, nezdržuje ji rutina
• Dostupné poradenství v oblasti pracovního práva
• Řešená ochrana osobních údajů

ELEKTRONICKÉ OSOBNÍ SLOŽKY

Umožní zabezpečený přístup oprávněné osobě 24/7. Řeší požadavky GDPR jako např. zajištění práva být zapomenut, práva na informace o shromažďovaných osobních údajích.