DPH je dnes hromadná položka, která je každodenně rutinně zpracovávána rutinním způsobem účetními a EPR systémy. Jakákoli chyba při automatickém nastavení procesů může vést k vysokým dodatečným pohledávkám na DPH. Kromě toho hrozí v případě takových chyb i vysoké daňové pokuty a penále. Kouzlo správného nastavení EPR systému je v komunikaci mezi daňovým a účetním a IT specialistou. Říká se: "Když dva říkají totéž, není to totéž". U IT specialistů, daňových a účetních specialistů to platí dvojnásobně. Každý hovoří svým jazykem, kterému někdo z jiného oboru skoro nerozumí.

Naším úkolem je najít společnou řeč a vysvětlit IT specialistům, jak mají systém nastavit, aby výsledek odpovídal zákonům a firmám nevznikaly žádné vícenáklady.

Dalším problémem je špatná nebo žádná komunikace prodejního oddělení s účetním a daňovým oddělením, protože změny ve způsobu dodání zboží nebo i služeb mají vliv na to, zda přijaté nebo poskytnuté plnění podléhá DPH, nebo zda má klient nárok na odpočet.

Nedávno jsme měli klienta, který zaplatil řadu velkých faktur od mezinárodních dodavatelů, na nichž všech byly nesprávně účtovány částky DPH pro Evropskou unii. Tím, že náš klient zaplatil DPH, nebyl následně schopen si sám zažádat o jeho navrácení od finančního úřadu a byl nucen si místo toho vyjednat dobropisy nebo náhrady se svými dodavateli. Taková chyba nejen že negativně ovlivňuje cash-flow, ale její řešení může být časově velmi náročné.

Máme také několik klientů, u nichž obchodní oddělení změnilo místo dodání, dodací lhůtu nebo jen dopravní trasu zboží nebo místo odeslání. Všechny tyto změny mají vliv na osvobození od DPH při dodávkách zboží a mohou vést k situaci, kdy klient vydá fakturu bez DPH, přestože v takovém případě by měla být DPH použita.

Pro podniky, které mají velké částky DPH v rámci EU i mimo ni, doporučujeme hledat návod na ošetření zahraničních faktur dříve, než tyto jsou zaplacené nebo vydané, protože částky mohou být chybné. Zpracování takových faktur může být externě zadáno v plném rozsahu naší společnosti. Náš tým by v takovém případě zkontroloval, a případně odmítnul všechny faktury, které jsou nepřesné, a pomohl by s vyžádáním jakéhokoliv přeplatku DPH.