V minulém díle jsme zmínili vazby mezi jednotlivými účetními výkazy a v dnešním pokračování projdeme souvislosti v rámci jednotlivých oblastí samotného vedení účetnictví.

Vybrané vazby v účetnictví (logické souvztažnosti v hlavní knize/obratové předvaze)

Níže budou popsány nejčastější vazby evidované v účetnictví. V rámci popisu jsou používána čísla účtů nebo skupiny účtů dle zaběhlé praxe a které jsou součástí platné účetní osnovy podle českých účetních předpisů. 

 
A) Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek

Při účtování o dlouhodobém majetku se můžeme setkat hned se čtyřmi logickými vazbami, které je nutné ověřit, a případné rozdíly vysvětlit/doložit. Jedná se o tyto vazby:

1. Přírůstky majetku

• Součet obratů strany DAL účtů 04x se musí rovnat součtu obratů MD na účtech 01x, 02x a 03x.

Popis vazby - tato vazba nám udává vzájemné vztahy při zařazení majetku. Pokud zařazujeme majetek do užívání, účtujeme na vrub majetkových účtů a zároveň ve prospěch účtů pořízení 04x (kumulované „pořizovací“ náklady související s danou investicí). Rozdíly mohou vzniknout např. pokud společnost neúčtuje veškeré přírůstky dlouhodobého majetku s použitím účtů 04x nebo v případě, kdy na základě dalšího prověření dojde k odúčtování z 04x do nákladů, protože se ve skutečnosti jednalo o pořízení drobného majetku nebo o náklad na opravu / údržbu. Dalšími důvody rozdílů mohou být: zmařené investice odúčtované z 04x do nákladů, přijatá dotace na pořízení majetku, interní přeúčtování mezi jednotlivými analytickými účty 04x z důvodu převodů mezi investičními akcemi nebo zavedením nových analytických účtů 01x, 02x a 03x.   

2. Úbytky majetku

• Součet obratů strany MD účtů 07x, 08x se musí rovnat součtu obratů DAL na účtech 01x, 02x a 03x.

Popis vazby - majetek vyřazujeme v pořizovací ceně, tzn. ve prospěch majetkového účtu a na vrub souvisejícího účtu oprávek. Pokud nám tyto součty nesouhlasí, je to indikátor chybného nebo nesprávného účtování. Důvodem rozdílu může být mimo jiné účtování na opačnou stranu se znaménkem minus (-), opomenutí samotného zaúčtování o vyřazení majetku v účetnictví, případně i odlišné nastavení účetního software pro případy vyřazení majetku (např. SAP).

3. Odpisy

• Součet obratů strany MD účtů 551 (případně 541, 543, 549 dle charakteru vyřazení majetku) se musí rovnat součtu obratů DAL na účtech 07x a 08x.

Popis vazby - odpisy se účtují do nákladů na vrub účtu 551 proti účtům oprávek k příslušným složkám dlouhodobého majetku (skupiny 07 a 08). Platí tedy, že konečný zůstatek na účtu odpisů ve výsledovce se rovná součtu obratů strany DAL účtů 07x a 08x v rozvaze.

Výjimka zde může nastat, pokud jsme vyřadili majetek, který ještě nebyl plně odepsán a který nebyl současně zlikvidován. Zůstatková cena majetku je účtována, stejně jako odpis, na stranu DAL skupiny 07 nebo 08 proti příslušným nákladovým účtům, a to dle charakteru vyřazení (například 541 prodej, 549 manko a škoda, 543 dar). Tyto případy je nutné tedy také zohlednit při ověření výše uvedené vazby.

4. Opravné položky k dlouhodobému majetku

• Konečný zůstatek výsledkového účtu opravných položek k dlouhodobému majetku (analytický účet 55x) se musí rovnat změně stavu účtů opravných položek k dlouhodobému majetku 09x vykazovaným v rozvaze.

Popis vazby - při účtování opravných položek k dlouhodobému majetku účtujeme změnu stavu opravné položky v rozvaze proti souvisejícímu analytickému nákladovému účtu 55x. Tato vazba udává, jak se změnila výše opravné položky během účetního období a proto platí, že konečný zůstatek ve výsledovce se musí rovnat rozdílu obratů rozvahových účtů 09x. Pokud tomu tak není, je nutné dohledat, kde vznikla v účtování nesprávnost. Důvodem rozdílu může být např. zápis na chybný analytický účet 55x, případně účtování na opačnou stranu se záporným znaménkem.

B) Zásoby

Další oblastí účetnictví, kde se můžeme setkat s logickými vazbami při účtování i následné kontrole, jsou zásoby. Konkrétně si blíže představíme vazby při účtování pořízení zásob, opravných položek k zásobám a vazby v rámci zásob z vlastní činnosti.

1. Naskladnění zásob

• Součet obratů strany DAL účtů 111,131 se musí rovnat součtu obratů MD na účtech 112 resp. 132,

Popis vazby - tato vazba nám udává vztah při pořízení a naskladnění zásob, konkrétně materiálu a zboží. Co bylo přijato, bylo také naskladněno. Nepřesnosti této vazby mohou vzniknout např. pokud zboží bylo ještě před naskladněním znehodnoceno a bylo odúčtováno z účtu 111 (131) přímo do nákladů, případně účtováním na účet MD 112 (132) z důvodu zjištěných inventurních rozdílů (přebytky) nebo při změně skladové lokace.   

2. OP k zásobám

• Konečný zůstatek výsledkového účtu opravných položek k zásobám (analytický účet 55x) se musí rovnat změně stavu účtů opravných položek k zásobám 19x vykazovaných v rozvaze.

Popis vazby - při účtování opravných položek k zásobám účtujeme změnu stavu opravné položky v rozvaze proti souvisejícímu analytickému nákladovému účtu 55x. Tato vazba udává, jak se změnila výše opravné položky během účetního období a proto platí, že konečný zůstatek ve výsledovce se musí rovnat rozdílu obratů rozvahových účtů 19x. Pokud tomu tak není, je nutné dohledat, kde vznikla v účtování nesprávnost. Důvodem rozdílu může být např. zápis na chybný analytický účet 55x, nebo již několikrát zmiňované účtování na nesprávnou stranu s opačným znaménkem.

3. Zásoby vlastní činnosti

• Konečný zůstatek výsledkových účtů Změna stavu zásob z vlastní činnosti (58x) se musí rovnat rozdílu obratů MD a DAL účtů 12x (resp. rozdílu mezi konečným a počátečním stavem účtů 12x)

Popis vazby - v průběhu účetního období se přírůstky zásob z vlastní činnosti účtují na vrub účtů účtové skupiny 12 se souvztažným zápisem ve prospěch účtů účtové skupiny 58. Při vyskladnění zásob vlastní výroby účtujeme opačnými zápisy. Tato logická vazba nám tedy jednoznačně udává rovnost v obratech příslušných účtů. Pokud neplatí výše zmíněná rovnost, máme v účetnictví chybu či nesprávnost. Důvodem rozdílu mohou být např. zjištěná inventurní manka nad normu (ztráty v rámci norem přirozených úbytků se účtují prostřednictvím účtů 12x a 58x).

C) Opravné položky k pohledávkám

Při účtování o pohledávkách nalezneme kontrolní logickou vazbu, a to konkrétně při účtování o opravných položkách k pohledávkám. I zde platí obdobná pravidla jako u opravných položek k dlouhodobému majetku nebo zásobám.

• Konečný zůstatek výsledkových účtů opravných položek k pohledávkám (analytické účty 55x) se musí rovnat rozdílu obratů MD a DAL účtů 39x vykazovaných v rozvaze.

Popis vazby - při účtování opravných položek k pohledávkám účtujeme novou opravnou položku (případně navýšení již původně evidované opravné položky) na straně DAL účtů 39x zároveň s nákladovým účtem 55x na straně MD (naopak snížení opravné položky k pohledávkám účtujeme opačným zápisem). Tato vazba udává, jak se změnila výše opravné položky během účetního období, a proto platí, že konečný zůstatek nákladových účtů uvedený ve výsledovce se musí rovnat rozdílu obratů účtů v rozvaze. Pokud tomu tak není, je nutné dohledat, kde vznikla v účtování nesprávnost. Důvodem rozdílu může být např. zápis na chybný analytický účet 55x případně nesprávné použití jiného nákladového účtu.

D) Rezervy

Také účtování o rezervách v sobě skrývá logickou vazbu, kterou si níže představíme.

• Konečný zůstatek analytického nákladového účtu Změna stavu rezerv 55x se musí rovnat rozdílu obratů MD a DAL účtů 45x vykazovaných v rozvaze.

Popis vazby - při účtování o nové rezervě, nebo o navýšení již evidované rezervy, účtujeme ve prospěch účtů 45x v souvztažnosti s nákladovým účtem 55x. Naopak snížení rezerv účtujeme opačným zápisem. Tato vazba udává, jak se změnila výše rezervy během účetního období a proto platí, že změna stavu rezerv ve výsledovce se musí rovnat rozdílům obratů vykazovaných v rozvaze. Pokud tomu tak není, je nutné dohledat, kde vznikla v účtování nesprávnost.

Pár slov na závěr ...

Logické vazby neslouží pouze k ověření souvztažností v rámci vedení účetnictví, ale mohou být také vhodnou pomůckou v rámci sestavení daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob, neboť například obraty na MD účtů 55x vztahující se k účetním opravných položkám či rezervám by měly být součástí položek zvyšující základ daně (jedná se o nedaňové náklady) a naopak obraty na Dal účtů 55x by měly být součástí položek snižující základ daně. Pokud tedy účetní jednotka správně účtuje, má k dispozici přímo z obratové předvahy informace o tom, jaké položky mají být vyloučeny z daňových nákladů a naopak.

Správnost evidence tvorby či rozpuštění opravných položek, rezerv, odpisů atd. má tedy vliv na více oblastí. Každá účetní jednotka by měla minimálně výše uvedené logické vazby (ať už na úrovni účetního výkaznictví či samotného vedení účetnictví) průběžně ověřovat, neboť případné rozdíly mohou mít vliv na sestavenou účetní závěrku, a tedy nemusí být dodržena jedna ze základních zásad vedení účetnictví, a to dodržení věrného a poctivého zobrazení předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.