Směrnice. Tohle jediné slovo dokáže v mnoha účetních vyvolat pocit paniky, a zároveň auditorům při jejich předložení vykouzlit úsměv na tváři. Někdo jejich sestavování považuje za zbytečnou ztrátu času, jinému přinášejí potřebnou úroveň jistoty, že vše má řádně zdokumentováno.

Je důležité si uvědomit, že účetnictví je upraveno zákonem o účetnictví, vyhláškami a příslušnými účetními standardy. Na základě těchto předpisů mají účetní jednotky také možnost volby. Právě tato možnost volby by měla být zpracována interními směrnicemi. Současně však je nutné mít stále na paměti, že účetnictví je nutné vést tak, aby účetní závěrka, která je z něho sestavena, podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.

Pro ty, kteří považují směrnice za zbytečnost, je tu několik směrnic, které jsou povinné ze zákona, a z tohoto důvodu by se společnosti jejich vytvoření neměly vyhýbat. Mezi tyto směrnice patří například nastavení kompetencí a podpisových vzorů, směrnice pro kurzové rozdíly a cizí měny, směrnice pro rezervy, směrnice pro číslování a ukládání účetních dokladů nebo směrnice pro oceňování zásob.

Mimo povinných směrnic, které jsou tvořeny ze zákona, je dobré přidat směrnice pro zásadní oblasti účetnictví ve společnosti. Jedná se především o klíčové oblasti účtování o majetku, zásobách, pohledávkách a opravných položkách, ale také o časovém rozlišení nebo dohadných účtech.

Absence směrnic pro interní postupy účtování v zásadních oblastech zvyšují riziko vzniku nesprávností v účetní závěrce. Pravidelně aktualizované směrnice zajišťují konzistentnost účetních metod, a to jak mezi obdobími, tak i při případných personálních změnách. Hlavně ve druhém případě, tedy při personálních změnách, se jejich používání velmi osvědčilo. Zamezí se tak mnohým neshodám a rozporům. Při případném předání účetnictví se mnohdy zapomene na vysvětlení různých specifik, například, po jaké době se zaúčtuje účetní opravná položka k pohledávkám po splatnosti, případně jak jsou jednotlivé kategorie dlouhodobého majetku účetně odepisovány. Pokud je to upraveno ve směrnici, tak se riziko nekonzistence účetnictví výrazně sníží.  

Účetní jednotka není povinna tvořit směrnice pro oblasti, které v rámci své působnosti nepoužívá. Společnosti si tím mohou ušetřit práci, protože není výjimkou, že společnost disponuje tučným šanonem směrnic z oblastí, které ani nepotřebuje nebo které leží pod takovou vrstvou prachu, že se o jejich neaktuálnosti ani pochybovat nedá.

Směrnice nemusí být ani obsáhlé či nijak dlouhé. Důležitější je obsah než forma. Množství a obsah vnitropodnikových směrnic záleží především na velikosti a struktuře účetní jednotky, která směrnice tvoří. Obvykle začíná úvodním ustanovením, kde je dobré odkazovat z jakých předpisů se ve směrnici vychází, aby se pak zaměstnanci mohli ve směrnici lépe orientovat. Účelem směrnic ale v žádném případě není okopírovat zákonné požadavky, například sazby pro daňové odepisování majetku, ale především uvést konkrétní používaná pravidla a postupy. Např. směrnice k dlouhodobému majetku by měla obsahovat informaci, zda účetní jednotka používá zrychlené nebo rovnoměrné odepisování, zda účetně odepisuje již v měsíci zařazení nebo od měsíce následujícího po zařazení, a také jak dlouho odepisuje konkrétní kategorii majetku.

Pravidla mohou být nastavována nejen vedením společnosti, ale také v rámci koncernu, aby byla sjednocena pravidla pro účely konsolidace skupiny, nebo pravidelného reportingu mateřské společnosti. Při aplikaci koncernových pravidel je důležité dbát na to, aby nedošlo k rozporu s českým zákonem o účetnictví, tj. například neuplatňovat metodu pro oceňování zásob LIFO.

Co říci na závěr? Čas, který tvorbě směrnic věnujete, se Vám v budoucnu vrátí například tím, že nová posila účtárny nebude muset zdlouhavě zjišťovat používaná pravidla a bude schopna ihned stanovená pravidla aplikovat do praxe. Směrnice jsou také vhodné, pokud se firma rozhodne pro externí vedení účetnictví. A v neposlední řade vám ušetří několik konverzací nebo telefonátů s auditory, a to se vyplatí!

Pokud byste měli zájem o bližší informaci k tomuto tématu nebo v současné době připravujete nebo budete připravovat interní směrnici v konkrétní oblasti a nevíte si rady, určitě se nám ozvěte. Rádi Vám pomůžeme nejen s objasněním náplně dané oblasti směrnice, ale také s její přípravou.