Vývoj ve zpracování mezd aneb kde je již možné zjednodušení v rámci elektronické komunikace? 

Zpracování mezd snadno a rychle. Dovoluji si parafrázovat hlášku z filmu Adéla ještě nevečeřela, kterou si možná někteří z Vás vybaví v souvislosti s Michalem Dočolomanským a s jeho snadnou výukou cizích jazyků. Mnoho klientů se domnívá, že zpracovat mzdy je vlastně velmi jednoduchý a nenáročný proces.  Mzdovému zpracování se věnuji již od začátku 90. let, kdy jsem byla svědkem postupných změn ve způsobu zpracování díky stále dokonalejším technickým možnostem. Ano posun tímto směrem je nezpochybnitelný a obrovský. Již dnes v průběhu zpracování mezd lze využít řadu softwarových nastavení, kdy mzdové účetní i personalistce odpadne celá řada rutinních prací. Již zcela běžnou praxí mnohých mzdových účtáren je například zasílání zaheslovaných výplatních pásek zaměstnancům přímo na jejich mailové adresy či portálová řešení, kdy se zaměstnanec přihlásí ke svému účtu, kde má uloženy své výplatní pásky. Dalším obrovským posunem je elektronická komunikace s úřady jako je Česká správa sociálního zabezpečení, kam se elektronicky zasílají jak měsíční hlášení o zpracovaných mzdách, tak i údaje o přihlášených a odhlášených zaměstnancích či evidenční listy důchodového pojištění. Ani zdravotní pojišťovny v tomto případě nezůstaly pozadu, a i s nimi lze komunikovat online elektronicky. Také daňová přiznání a vyúčtování daní ze závislé činnosti lze zasílat přes daňový portál a elektronicky lze zasílat na statistické úřady i různé povinné statistické výkazy, které souvisí se mzdami.   

Budoucnost optimalizace procesu zpracování mezd 

Nicméně proto, aby mohly být všechny potřebné mzdové údaje odeslány na příslušná místa, je nutné je nejdříve od zaměstnanců a jejich nadřízených získat a do mzdového systému poté nahrát či vložit. A právě forma vstupních podkladů je velmi podstatná část, kterou si řeší každý zaměstnavatel individuálně.  Zde lze ušetřit mnoho zbytečné práce s pravidelným měsíčním vyplňováním různých excelových tabulek, které pak předávají jednotliví vedoucí mzdové účtárně dále ke zpracování. Ne každý zaměstnavatel (v souvislosti s velikostí společnosti) chce investovat do poměrně drahých personálních softwarových řešení. V současnosti jsou však již naštěstí vyvinuty procesní systémy využívající online prostředí a aplikací pro chytré telefony. Zde mohou společnosti evidovat a vytěžovat všechny podstatné informace od rozpisů směn po docházku pomocí online docházkových systémů. Podklady pro mzdy se na základě těchto procesů mohou automaticky vytvořit společně s business reportingem a sledováním KPI ukazatelů (mzdová procenta, produktivita a další). Výsledkem pak je jednotný podklad, který mzdová účetní snadno přenese do svého mzdového programu.  

Tamigo – spolupráci s tímto řešením naleznete ve společnosti Fučík a partneři 

Jedním z osvědčených systémových řešení je využití možností aplikace Tamigo pro online management pracovní síly (rozpisy směn, organizace pracovních nepřítomností, tržiště směn, docházky, finanční ukazatele) zejména v retailu, restauracích, hotelích, zdravotnictví atd…v podstatě, kde se směnuje. Výhodou je, že tento systém lze jednoduše využít jak v malých společnostech, které mají například jen deset zaměstnanců až po společnosti velké s tisícem měsíčně zpracovaných mzdových pásek v několika samostatných provozech. Dalším důležitým faktorem je, že takový systém dokáže růst se společností a je vždy zachována moderní podoba aplikace bez nutnosti nekonečných reinvestic. Pokud se tedy zaměstnavatel rozhodne pro takovéto řešení, může mu ve výsledku ušetřit zbytečnou a neefektivní práci jeho zaměstnanců. Řada našich klientů tento systém s úspěchem využívá a my jako zpracovatelé pak data snadno přeneseme do našeho mzdového softwaru. Výhodou samozřejmě je, že tento systém je kompatibilní s různými mzdovými softwary. Velmi rádi kohokoliv s tímto systémem či případným nastavením seznámíme, protože pokud můžeme kdekoli odstranit zbytečnou a neproduktivní činnost, je to pro nás vždy výzva.  

Novinky ze strany státní správy 

Nicméně je zde i další významná část vstupních podkladů, která je velmi pracná z pohledu individuálního mzdového zpracování a kterou se doposud nepodařilo optimalizovat. Jedná se o dočasnou pracovní neschopnost, zjednodušeně nazývanou neschopenkou. Kompletace, kopírování a přeposílání dokladů o neschopnosti případně ošetřování člena rodiny (OČR) poštou je opravdu velmi zatěžující záležitostí pro každou mzdovou účtárnu. Povinnost používat elektronické neschopenky by měla začít platit až od příštího roku, a tedy jen doufejme, že toto online nastavení mzdovým účtárnám opravdu uleví.  Podle původních plánů měli lékaři hlásit pracovní neschopnost výhradně online již od července tohoto roku společně se zrušením karenční doby, což bohužel nebylo od tohoto data schváleno.  

Závěrem… 

Jak je vidět, je toho ještě mnoho, co se dá v procesu přípravy a vlastního zpracování mezd zlepšit. Práce mzdové účetní je náročná a vzhledem k termínu pravidelných měsíčních uzavírek spojených s výplatou mzdy stresující. Právě proto se ve mzdové účtárně společnosti Fučík a partneři můžeme jen těšit na všechny novinky, které zbytečné rutinní práce v budoucnu nahradí a které můžeme pomoci všem našim klientům zavést a nastavit a zpracování mezd zahrnout do procesů ve firmě s využitím použitých řešení pro management pracovní síly. 

Ivana Hamplová