Bei der Buchhaltung geht es nicht nur um die Abrechnung von Buchungsfällen, die Erstellung unzähliger Auflistungen und Analysen, sondern auch um die ordnungsgemäße Dokumentation von Buchungsfällen, damit wir im Laufe der Zeit wissen, was und warum gebucht wurde, und auch als Nachweis für Steuerverwalter im Rahmen einer ev. steuerlichen Betriebsprüfung.

Neben laufenden Steuerdokumenten, Verträgen, Schätzungskalkulationen und anderen Dokumenten, die als Unterlagen für die Buchhaltung gelten, ist eine der wichtigsten Dokumentationen auch die Absicherungsdokumentation, die zum Nachweis der Korrektheit der Bilanzierung vereinbarter Finanzderivate im Rahmen des Finanzrisikomanagements verwendet wird.

Wie bereits angedeutet, betrifft die Erstellung von Hedging-Dokumentationen zunächst ausschließlich nur Unternehmen, die die von den Unternehmen zwecks Absicherung der finanziellen Risiken vereinbarten Finanzderivate verwenden. Hat ein Unternehmen Finanzderivate zum Zwecke deren Handels vereinbart, ist die Erstellung einer Absicherungsdokumentation unerheblich.

Und was bedeutet ein zum Management finanzieller Risiken verwendetes Derivat?

Von den einzelnen Arten von Derivaten werden als Sicherungsinstrumente insbesondere Devisentermin- und Devisenswapgeschäfte eingesetzt, die vereinbart werden, um einen bestimmten Wechselkurs zur Umrechnung einer Währung in eine andere zu einem bestimmten künftigen Zeitpunkt abzusichern und somit die Auswirkungen von Wechselkursschwankungen im Laufe der Zeit zu minimieren. Es können auch wiederholte Käufe und Verkäufe von Geldmitteln in einer bestimmten Währung zu vorher festgelegten Zeitenpunkten sein. Darüber hinaus werden in der Praxis häufig Zinsswaps eingesetzt, deren Abschluss von Banken oft als eine der Bedingungen für die Kreditvergabe gestellt wird.

Die konkrete Art von Derivaten, die ein Unternehmen einsetzt, hängt von dem Risiko ab, das das Unternehmen steuern möchte.

Verfügt ein Unternehmen über ein vereinbartes Derivat, ist es verpflichtet, dieses Derivat spätestens zum Bilanzstichtag, zum Stichtag des Zwischen- und außerordentlichen Abschlusses oder zum Stichtag der Berichtserstellung nach Maßgabe gesetzlicher Sondervorschriften neu zu bewerten. Mit anderen Worten, das Unternehmen hat dann eine Neubewertung jeweils bei der Erstellung eines Abschlusses durchzuführen.

Ist ein Derivat zu Handelszwecken bestimmt/gehalten, wird die Neubewertung zum Realwert ergebniswirksam erfasst, wobei es dem Unternehmen das Wirtschaftsergebnis der laufenden Rechnungsperiode (Besteuerungsperiode) erheblich beeinflussen kann. Die Neubewertung eines Cashflow-Hedging-Derivats wird jedoch in bestimmten Fällen in der Bilanz erfasst, wobei das Wirtschaftsergebnis der laufenden Periode durch diese Neubewertung nicht beeinflusst wird. Allerdings hat es ein großes ABER. Damit ein Unternehmen die Eigenkapital- Bilanzierung (den bilanziellen Vorgang) anwenden kann, muss es über eine verarbeitete Absicherungsdokumentation verfügen, die die Effektivität der Absicherung (Hedging) belegt. Ohne diese Dokumentation muss das Unternehmen alle Derivate als Handelsderivate (d.h. in der GuV) bilanzieren, auch wenn diese ihrerseits  zur Risikoabsicherung beabsichtigt sind. Aus dem Vorstehenden folgt, dass die Erstellung der Sicherungsdokumentation keine Pflicht, sondern nur eine Möglichkeit ist, die jedoch dem Unternehmen Vorteile bringen kann.

Sicherungsinstrumente (Hedging-Tools) sind nicht einfach

Für den Fall, dass ein Unternehmen beschließt, seine finanziellen Risiken, sei es Währungs-, Zins- oder andere zu steuern, muss überlegt werden, ob das vereinbarte Finanzinstrument die vorgeschriebenen Bedingungen erfüllt, die in der Kundmachung Nr. 501/2002 Slg. definiert sind, womit einige Bestimmungen des Gesetzes Nr. 563/1991 Slg., über Rechnungslegung, für Rechnungslegungseinheiten, die Banken und andere Finanzinstitute sind – durchgeführt werden (bezogen auf den tschechischen Rechnungslegungsstandard für Unternehmer Nr. 009 - Derivate).

Es handelt sich um folgende Bedingungen:

• Das Sicherungsverhältnis muss zu Beginn der Absicherung dokumentiert werden, 
• Die Sicherung muss effektiv sein 
• Die Effizienz ist zuverlässig messbar und wird kontinuierlich bewertet. 

Aus diesen Bedingungen folgt, dass das Unternehmen schon beim Abschluss eines Derivats als Sicherungsinstrument diese Bedingungen kennen und bereit sein muss, sie zu erfüllen. 

Wenn man ein Sicherungsinstrument hat, wie ist es richtig zu dokumentieren?

Die Sicherungsdokumentation sollte in der Regel aus 2 Teilen bestehen:

1.    Teil – Identifizierung des Sicherungsinstruments

Dieser Teil ist einführend und muss zu Beginn der Sicherungsbeziehung bearbeitet werden. 

Es werden die Identifizierung der abzusichernden Transaktionen und Sicherungsinstrumente, die Definition des Risikos, gegen das das Unternehmen abgesichert wird, und die Methode zur Berechnung der Effektivität angeführt.

Die Effizienz kann je nach Art der Sicherungsbeziehung (verwendetes Sicherungsinstrument) mit verschiedenen Methoden berechnet werden. Die gewählte geeignete Methode ist in der Sicherungsdokumentation anzugeben und zu beschreiben.

2.    Teil - Berechnung der Wirksamkeit des Sicherungsinstruments

Wie in den Bedingungen für Sicherungsinstrumente angegeben, wird die Effektivität zu Beginn der Sicherungsbeziehung durch sog. prospektive Tests ermittelt - die nachweisen, dass das Unternehmen zu Recht von einer hohen Sicherungseffektivität ausgeht - und dann jeweils zum Zeitpunkt der Erstellung des Abschlusses durch retrospektive Tests, indem das Unternehmen rückwirkend die reale Sicherungseffektivität auswertet. Die Sicherungsdokumentation enthält darum sowohl die Berechnung der erwarteten Effektivität zu Beginn der Sicherungsbeziehung als auch die Berechnung der tatsächlichen Effektivität am Ende der Rechnungsperiode (zum Bilanzstichtag). Die erwarteten Werte der Absicherungseffektivität (= eigentlich der gegenseitige Ausgleich von Änderungen) während der Sicherungsbeziehung müssen Werte zwischen 80 % u. 125 % von Änderungen der Realwerte der Sicherungsinstrumente erreichen, die dem abzusichernden Risiko entsprechen.

Ist es möglich, finanzielle Risiken auf andere Weise zu managen?

In einigen Fällen kann beispielsweise das Währungsrisiko auf natürliche Weise bzw. mit einem natürlichen Sicherungsinstrument abgesichert werden. Ein Beispiel ist eine Situation, in der ein Unternehmen Mietzahlungen in EUR erhält und andererseits einen Kredit für ein Leasingobjekt ebenfalls in EUR zurückzahlt. In einem solchen Fall muss kein Währungsderivat ausgehandelt werden, da dieser Geldfluss mögliche Wechselkursschwankungen überdeckt. Damit dieses System jedoch richtig funktioniert, ist es notwendig, eingehende und ausgehende Zahlungen zu koordinieren sowie festzustellen, ob eine solche natürliche Absicherung effektiv ist (ob die erhaltenen und ausgehenden Zahlungen wirklich in ähnlicher Höhe sind und in einem relativ kurzen Zeitraum erfolgen), und ob man sich in Zukunft darauf verlassen kann.

Abschließend …

In der Zeit der sich ändernden Wechselkurse und Zinssätze erwägen viele Unternehmen, ihre Risiken durch Derivate abzusichern. Wenn Sie auch diese Möglichkeit in Betracht ziehen, zögern Sie nicht, uns für eine Konsultation oder eventuelle Beratung zu kontaktieren. 

Autor: Jan Vácha, Karolina Vernerová