Das Oberste Verwaltungsgericht (im Folgenden das „NSS-Gericht“ genannt) hat sich in einem aktuellen Urteil AZ. 4 Afs 274/2023-27 vom 6. Mai 2024 zu den Konsequenzen geäußert, wenn der Zugriff auf Datenbox-Daten einem Dritten gestattet wird, ohne dessen Aktivität und die in die Datenbox zugestellten Dokumenten zu überprüfen.

Der Sachverhalt des Falles

Die Beschwerdeführerin beantragte die Wiederaufnahme des Verfahrens zur Festsetzung der Umsatzsteuer, das mit einem Zahlungsbescheid endete.

Im vorliegenden Fall geht es darum, dass die Beschwerdeführerin ihrer ehemaligen Lohnbuchhalterin, die Bevollmächtigte gemäß § 8 Absatz 6 Buchst. b) Gesetz Nr. 300/2008 Slg., über elektronische Handlungen und autorisierte Umwandlung von Dokumenten, geworden ist, Zugang zu ihrer Datenbox gewährt hat. Die beauftragte Person informierte sie jedoch nicht über die an die Datenbox übermittelten Unterlagen (im vorliegenden Fall im Rahmen des Steuerverfahrens zur Umsatzsteuerveranlagung) und kommunizierte teilweise selbst mit der Steuerverwaltung, allerdings ohne entsprechende Vertretungsbefugnis für das Steuerverfahren und ohne Wissen der Beschwerdeführerin. Die Beschwerdeführerin wandte ein, dass sie die von der Finanzverwaltung geforderten Unterlagen nicht dokumentieren könne, da sie von Aufforderungen nichts gewusst habe. Sie vertraute auf die professionelle Vorgehensweise ihrer ehemaligen Buchhalterin, gegen die sie daraufhin eine Strafanzeige erstattete. Nach Ansicht der Beschwerdeführerin sind die Voraussetzungen für die Wiederaufnahme des Verfahrens lt. § 117 Absatz 1 Buchst. a)  der Abgabenordnung erfüllt, d.h. es sind neue Tatsachen oder Beweismittel bekannt geworden, die ohne Verschulden des Bescheid-Empfängers oder der Steuerverwaltung nicht früher im Verfahren hätten berücksichtigt werden können und die Entscheidung über den Bescheid erheblich beeinflussen könnten.

Das Stadtgericht in Prag kam zu dem Schluss, dass, wenn die Beschwerdeführerin die gesamte Kontrolle über ihre Datenbox einem Dritten anvertraute, ohne einen Kontrollmechanismus einzurichten, die Unkenntnis der Beschwerdeführerin über das laufende Steuerverfahren das Ergebnis ihrer eigenen Fahrlässigkeit sei.“ 

Gleichzeitig verwies es auf die frühere NSS-Rechtsprechung[1], wonach es Folgendes gilt: „Entscheidet sich die berechtigte Person, ihre Zugangsdaten einem anderen zur Verfügung zu stellen, trägt sie alle damit verbundenen Risiken in vollem Umfang. Für Behörden ist es grundsätzlich irrelevant, wie das Verhältnis zwischen der Berechtigten und demjenigen, dem die Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, geregelt sind und wie die Postweiterleitung erfolgt usw. Gemäß Gesetz über elektronische Handlungen wird nämlich eine an die Datenbox übermittelte Nachricht immer als zugestellt betrachtet, wenn der Zugriff auf die Datenbox über die Zugangsdaten der berechtigten Person erfolgt. Mit einer gewissen Vereinfachung kann die Weitergabe von Zugangsdaten als Übertragung der eigenen virtuellen Identität verstanden werden, was schwerwiegende Folgen haben kann.“

Das NSS-Gericht bestätigte die Rechtsauffassung des Amtsgerichts. Nach Angaben des NSS wurde Folgendes entscheidend: 

• Die Beschwerdeführerin gewährte der ehemaligen Buchhalterin Zugriffsdaten auf ihre Datenbox, wodurch sie ihr im Wesentlichen vollen Zugriff auf ihre virtuelle Identität gewährt hat;

• Die Beschwerdeführerin hat völlig darauf verzichtet, den Inhalt ihrer Datenbox zu überprüfen;

• und somit nur aus eigener Unvorsichtigkeit erfuhr die Beschwerdeführerin nichts
  von den Aufforderungen der Finanzverwaltung zur Vorlage steuerrelevanter Unterlagen,
  über die sie zum maßgeblichen Zeitpunkt zweifellos verfügte.

Das NSS kam zu dem Schluss, dass im vorliegenden Fall die Voraussetzungen für eine Wiederaufnahme des Verfahrens nicht erfüllt seien, da die Beschwerdeführerin keine Kontrollmechanismen zur Erfüllung ihrer eigenen Steuerpflichten eingerichtet und sich nur auf ihre ehemalige Buchhalterin verlassen habe, die sie über die übermittelten Unterlagen nicht informiert habe und im Steuerverfahren nicht genug aktiv vorgegangen sei. Im Hinblick auf das Vorstehende war es laut NSS unerheblich, dass die Lohnbuchhalterin nicht befugt (nicht bevollmächtigt) war, in der betreffenden Angelegenheit mit der Steuerverwaltung zu kommunizieren.

[1] NSS-Urteil vom 26. 8. 2015, AZ. 3 Ads 21/2015 - 47