Ich weiß nicht, wie es in Ihrer Gesellschaft ist, aber bei uns ist der Sommer nicht nur eine Zeit der Entspannung und der Beruhigung nach mehr als sechs Monaten Marathon mit Abschlüssen, Steuererklärungen und Audits, sondern es ist auch eine Zeit des Aufräumens und der damit verbundenen Archivierung von Dokumenten. In allen Aktivitäten, die mit dem Betrieb der Gesellschaft verbunden sind, wird eine Fülle von Belegen, Dokumenten, Verträgen und anderen Daten generiert. Wenn ich über alle Daten nachdenke, frage ich mich, ob es möglich ist, zumindest den Prozentsatz zu bestimmen, in welchem Verhältnis es elektronische oder "Papier"-Daten sind und welche Form heute in den Gesellschaften vorherrscht. In beiden Fällen müssen sie archiviert werden, und es muss eine Archivierung beider Formen von Daten sein, und wir müssen die Fristen und Regeln einhalten, die durch die Gesetze auferlegt werden.

Einige Gesellschaften sorgen selbst für die Archivierung der Dokumente. Manchmal wird ein Raum ausgegliedert und alle Ordner, Boxen und andere Behälter werden gestapelt, bis der Raum voll ist und die Situation gelöst werden muss. Es wird jedoch nicht immer daran gedacht, dass selbst ein solcher ausgegliederter Raum bestimmte Kriterien erfüllen muss. Andere Gesellschaften wollen sich keine Sorgen um die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten machen, deswegen überlassen sie ihre Dokumente professionellen Firmen, die sich um alles kümmern, was sie brauchen.

Werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Informationen, die wir bei der Archivierung von Geschäftsdaten berücksichtigen sollten.

Warum müssen wir eigentlich archivieren? 

Die Dokumentenarchivierung führt uns zu mehreren Vorschriften. Wie es jetzt ist, ist es in unserem Gesetzesdschungel nicht einfach, wir müssen in verschiedenen Vorschriften recherchieren und nach den notwendigen Paragraphen suchen. Nur für eine kleine Demonstration sind es beispielsweise die nachfolgenden tschechischen Gesetze - das Gesetz Nr. 499/2004 Sb., über das Archivwesen und Schriftgutverwaltung, die Verordnung Nr. 645/2004 Sb., durch die einige Bestimmungen des Gesetzes über das Archivwesen und Schriftgutverwaltung durchgeführt werden, das Buchhaltungsgesetz Nr. 563/1991 Sb., das Gesetz Nr. 582/1991 Sb., über die Organisation und Durchführung der Sozialversicherung, das Mehrwertsteuergesetz Nr. 235/2004, das Einkommensteuergesetz Nr. 586/1992 Sb., das Gesetz Nr. 21/1992 Sb., über die Banken, und andere Gesetze und Verordnungen. 

Aus Sicht der Rechtsvorschriften erfüllt die Archivierung einen eindeutigen Zweck – den Nachweis. Im Falle einer Prüfung durch ein Finanzamt müssen der Gesellschaft die Unterlagen zur Verfügung stehen, um nachzuweisen, wann der betreffende Beleg verarbeitet und steuerlich berücksichtigt wurde, entweder in der Mehrwertsteuererklärung oder in der Einkommensteuererklärung. Insbesondere bei Lohnunterlagen ist der Grund für den Nachweis des Anspruchs auf Altersleistungen. 

Was sind die Archivierungsfristen? 

Mit Archivierungsfristen ist es nicht so einfach. Zum einen unterliegen sie unterschiedlichen Rechtsvorschriften, zum anderen variieren sie je nach Dokument, das sie betreffen. Die Fristen für die Archivierung von Buchhaltungs- und Steuerbelegen sind in der Regel 10 Jahre, und die Fristen bei Lohnbelegen haben eine Streuung von 3 bis 30 Jahren. Bei gerichtlichen oder ähnlichen Verfahren verlängern sich die Fristen jedoch. 

Wie soll man Belege aufbewahren? 

Insbesondere sollten Dokumente ordnungsgemäß organisiert sein. Wir archivieren doch aus Nachweisgründen, also Suche nach notwendigen Daten. In Säcke oder unbeschriebene Schachteln geworfen wird die Suche nach einem solchen Dokument wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Darüber hinaus sollte der Ort, an dem wir die Dokumente aufbewahren, eine konstante Temperatur und Licht haben, um Datenbeschädigung zu vermeiden. Ein feuchter Keller, in dem Mäuse laufen, wird wahrscheinlich nicht der ideale Ort sein. Nicht zuletzt sollten wir auch über die Datensicherheit nachdenken, und dies nicht nur im Zusammenhang mit der geltenden EU-Datenschutzverordnung (DSGVO). 

Wenn Sie die Archivierung von Dokumenten einer externen Firma anvertrauen, sollten Sie überlegen, ob es sich um ein zuverlässiges Unternehmen handelt, welche Räume es zur Archivierung verwendet und ob Ihre Daten sicher sind. Sicherlich erinnern wir uns alle an den Fall, in dem verschiedene sensible Daten in einem gewöhnlichen Mülleimer auf der Straße oder irgendwo auf der Müllkippe außerhalb der Stadt gefunden wurden. Die zuständige Gesellschaft sollte nicht nur die Datenspeicherung sicherstellen, sondern sollte Ihnen helfen, wenn Sie einige Informationen finden müssen. Natürlich muss sie auch Datenvernichtung organisieren. 

Wie wird die Datenvernichtung durchgeführt? 

Sobald die Fristen abgelaufen sind und das Dokument nicht mehr aufbewahrt werden muss, kann es vernichtet werden. Eine Datenvernichtung bedeutet die unwiederbringliche Vernichtung von Daten, so dass niemand die Daten mehr lesen kann. Zu diesem Zweck können Verbrennungsanlagen oder verschiedene Aktenvernichter eingesetzt werden, um die Datenvernichtung zuverlässig durchzuführen. In Bezug auf die DSGVO ist es auch notwendig, darüber Aufzeichnungen zu führen, wie die Daten vernichtet wurden. 

Was passiert, wenn die Gesellschaft ihre Aktivitäten beendet? 

Auch in diesem Fall muss das Unternehmen sicherstellen, dass die ausgewählten Dokumente innerhalb bestimmter Fristen aufbewahrt werden. Gesellschaften, die in Liquidation gehen, müssen sogar mit dem Staatlichen Gebietsarchiv Verhandlungen durchführen, bevor sie aus dem Handelsregister gelöscht werden. Dies kann unter anderem entscheiden, dass einige Daten länger archiviert werden müssen oder z. B. aufgrund ihrer historischen Bedeutung direkt bei dem Gebietsarchiv aufbewahrt werden sollten. 

Und wie ist es mit elektronischen Daten? 

Für elektronische Daten oder „technische Daten“, wie sie das Buchhaltungsgesetz korrekt nennt, gelten dieselben Regeln wie für Papierdaten bzw. Urkundendaten. Die Schwierigkeit besteht hier darin, ob diese Daten die Anforderungen einzelner Rechtsvorschriften erfüllen und ob sie als nachweislich angesehen werden können. Aber darüber in einem anderen Artikel. 

Zum Schluss 

Wenn Sie mit der Archivierung nicht ins Reine kommen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Sie können auch das kommende Tutorial zu diesem Thema besuchen, das im Oktober 2018 in unseren Räumlichkeiten stattfinden wird. Ich wünsche Ihnen friedliche und entspannte Sommertage.