Die Inventarisierung des Vermögens und der Verbindlichkeiten ist im §29 und §30 Buchführungsgesetzes Nr. 563/1991 Slg. geregelt. Mit einer Inventarisierung versteht sich die Feststellung des ISt-Zustandes des Vermögens und der Verbindlichkeiten und die Prüfung mit dem buchmäßigen Stand. Sie wird zu dem Datum durchgeführt, zu welchem der ordentliche oder außerordentliche Jahresabschluss erstellt wird und wir nennen diese die periodische Inventarisierung. Es gibt jedoch die Fälle, wenn die Inventarisierung auch im Verlauf des Buchhaltungszeitraums durchgeführt wird, es handelt sich um die sog. laufende Inventarisierung.

Die Inventarisierung des Vermögens und der Verbindlichkeiten wird in die körperliche und Beleginventarisierung aufgeteilt. Die körperliche Bestandsaufnahme betrifft vor allem das materielle ggf. immaterielle Vermögen und die Vorräte. Die Beleginventur wird bei den Verbindlichkeiten, Forderungen und bei sonstigen Bestandteilen des Vermögens durchgeführt, bei welchen man die körperliche Bestandsaufnahme nicht durchführen kann. Die Bilanzeinheiten sind verpflichtet die Stände der körperlichen und Beleginventur in den Inventurlisten zu vermerken. Die Inventurlisten müssen die obligatorischen Erfordernisse enthalten, unter welche folgendes gehört: festgestellte Tatsachen, die zur Bestimmung des Vermögens und der Verbindlichkeiten erforderlich sind, Unterschriftsvermerk der für die Feststellung der Tatsachen verantwortlichen Person, der Unterschriftsvermerk der für Durchführung der Inventarisierung verantwortlichen Person, die Art und Weise der Feststellung der ISt-Zustände, die Bewertung des Vermögens und der Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt der Vollendung der Inventur und Zeitpunkt der Einleitung und Beendigung der Inventur.

Zeitraum der Durchführung der Inventarisierung

Die periodische körperliche Inventur des materiellen Vermögens, welche zu Ende des Bilanzstichtags nicht durchgeführt wird, kann im Verlauf von letzten vier Monaten des Buchhaltungszeitraums ggf. im ersten Monat des folgenden Buchhaltungszeitraums durchgeführt werden. In diesem Fall muss die Bilanzeinheit den Stand des materiellen Vermögens zu Ende des Bilanzstichtags die Stände der körperlichen Bestandsaufnahme, die um die Abgänge und Zugänge des angeführten Vermögens berichtigt werden für die Zeit ab Ende der körperlichen Bestandsaufnahme bis Ende des Buchhaltungszeitraums ggf. für die Zeit ab Beginn des folgenden Buchhaltungszeitraums bis zum Zeitpunkt der Beendigung der körperlichen Bestandsaufnahme im ersten Monat dieses Buchhaltungszeitraums, nachweisen.

Inventurdifferenzen

Die Inventurdifferenz, die entstehen kann, ist die Differenz zwischen dem tatsächlichen Zustand und dem Zustand in der Buchhaltung. Ist der ISt-Zustand niedriger als der Stand in der Buchhaltung, nennt man diese Differenz als Manko ggf. Fehlbetrag bei dem Barvermögen und den Wertzeichen. Sollte man aufgrund der Inventur feststellen, dass der ISt-Zustand höher ist als der Stand in der Buchhaltung, bezeichnet man diesen als Überschuss. Im Falle der Differenzen, die durch die nachweislich unabsichtliche Verwechselung der einzelnen Arten entstanden, bei welchen diese Verwechselung im Bezug auf den Charakter der Vorratsart möglich ist, spricht man von den Verwechselungen.

Die entstandenen Inventurdifferenzen bucht die Bilanzeinheit in den Buchhaltungszeitraum, für welchen durch die Inventarisierung der Stand des Vermögens und der Verbindlichkeiten geprüft wird. Wenn man die laufende Inventur im Verlauf Januar 2013 zu dem Buchhaltungszeitraum des Jahres 2012 durchführt, werden die Inventurdifferenzen auch in diesen Zeitraum verbucht.

Körperliche Bestandsaufnahme

Die Bilanzeinheit führt die körperliche Bestandsaufnahme in sämtlichen Lagerorten der Gesellschaft einschließlich der fremden Lager durch. Im allgemeinen sollten die Lagerräume, vor allem gegen den Diebstahl, aber auch gegen sonstige Risiken, ausreichend gesichert sein. Es ist wichtig, dass die materielle Verantwortung bei den Mitarbeitern des Lagers vereinbart ist und der Zugang in das Lager so gesichert wird, damit der freie Zugang für die Personen ohne vereinbarte materielle Verantwortung eingeschränkt wird. Die Vorratsinventur verlangt die Stillsetzung der Produktion oder ihre Sicherung so, damit es zur Vorratsbewegung nicht kommt. Die Vorräte sind zur Verhinderung der Unterlassung oder der doppelten Anrechnung systematisch angeordnet und es ist passend die bereits angerechneten Vorräte auf irgendeine Weise zu markieren, damit es deutlich ist, dass es zu ihrer Anrechnung kam. Mit der systematischen Zählung versteht sich z.B. die Zählung von links nach rechts, von unter nach oben usw. Die Bilanzeinheit sollte auch die nicht umsatzfähigen, beschädigten oder anders entwerteten Vorräte beziffern. In dem Fall, dass solche Vorräte bestehen, sollte ihr aktueller Wert festgestellt sein. Es werden ebenfalls die fremden Vorräte, ausgelagerten und zur Expedition bestimmten Vorräte und die bisher nicht eingelagerten Vorräte in dem Fall, dass sie sich in dem Lager befinden, evidiert. Die Bilanzeinheit sollte die Ausgangsdaten in die sog. „blinden“ Aufstellungen vermerken, wo die Menge aus der Buchhaltung nicht angeführt ist. Diese Aufstellungen sollten von der Inventarisierungskommission beziffert und unterzeichnet werden. Nach dem Vergleich des physischen Standes mit dem buchhalterischen Stand sollte es zur gesamten Bewertung, d.h. vor allem zur Bezifferung der Inventurdifferenzen – der Mankos, Überschüsse oder Verwechselungen, und zur Abfassung eines Protokolls der durchgeführten Inventarisierung, kommen.

Zum Schluss möchten wir erwähnen, dass die Bilanzeinheit verpflichtet ist die Durchführung der Inventarisierung für die Zeit von 5 Jahren nach ihrer Durchführung nachzuweisen.