Gemäß dem Gesetz Nr. 305/2013 Slg., über die elektronische Fassung der Ausübung der Befugnis der Organe der öffentlichen Macht und über die Änderung und Ergänzung einiger Gesetze führt die Slowakei elektronische Datenboxen ein. Dadurch folgt sie der tschechischen Gesetzgebung aus dem Jahr 2009. Es besteht jedoch die Frage, ob auch in der Slowakei ähnliche Mängel auftreten, d.h. im Bereich der Zweigniederlassungen und bei ausländischen Personen, oder ob sich die Slowakei ausreichend auf die Einführung dieser Verpflichtung vorbereitet hat. 

Ab dem 1.8.2016 wurden für alle natürlichen und juristischen Personen mit Sitz in der Slowakei und alle im Handelsregister eingetragenen Zweigniederlassungen auf dem Portal www.slovensko.sk elektronische Datenboxen für die Zustellung errichtet. Die Datenboxen werden durch das Regierungsamt der Slowakischen Republik errichtet , und zwar automatisch und kostenlos für alle Bürger, die das 18. Lebensjahr erreicht haben. 

Diese Datenboxen werden durch die erste elektronische Anmeldung des jeweiligen Subjekts mittels des E-Portals aktiviert. Die Aktivierung der Datenbox ist daher eine Handlung, die ihre Verwendung für die elektronische Zustellung seitens der Organe der öffentlichen Macht ermöglicht. Ab der ersten Anmeldung ist das Subjekt verpflichtet, die Datenbox zu verwenden. Dieses Verfahren wird schrittweise im Rahmen der sog. Übergangszeit, die am 1.1.2017 endet, erfolgen. Ab diesem Zeitpunkt besteht die Verpflichtung zur Verwendung, und zwar unabhängig davon, ob die jeweilige Person die Datenbox bereits aktiviert hat oder nicht. Die Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Datenbox gilt nur für juristische Personen und für die Zweigniederlassungen; für natürliche Personen, wie z. B. Selbständige, ist deren Verwendung freiwillig. 

In der Praxis wird dies dann so aussehen, dass mittels der Datenbox amtliche Dokumente von Institutionen und Organen der öffentlichen Macht, d.h. zum Beispiel vom Handelsregister, Gewerbeamt, Strafregister etc., zugestellt oder empfangen werden. Die zugestellten Entscheidungen haben die gleiche Rechtskraft wie im Falle der Zustellung in Form einer Urkunde. Die Zustellung als solche wird dann mittels der sog. Eingangsbestätigung bestätigt. 

Nur der Geschäftsführer einer juristischen Person erhält automatisch den Zugang zur elektronischen Box. Für die Aktivierung, d.h. Anmeldung auf dem E-Portal, ist es notwendig, dass der Geschäftsführer einen Personalausweis mit einem elektronischen Chip und einem persönlichen Sicherheitscode - BOK – besitzt (ein Ausländer - eine Aufenthaltsgenehmigung mit dem elektronischen Chip und dem BOK). Wenn ein Geschäftsführer eine ausländische Person ist, die keinen solchen Ausweis besitzt, ist sie verpflichtet, einen Vertreter für die Anmeldung zur elektronischen Datenbox zu bevollmächtigen, der diesen Ausweis besitzt (einen slowakischen Staatsbürger, der einen Personalausweis mit dem elektronischen Chip besitzt). Die Erteilung einer Berechtigung zum Zugang wird als eine Urkunde mit einer amtlich beglaubigten Unterschrift des Besitzers der Datenbox an die Adresse des Regierungsamts der Slowakischen Republik zugesandt. Ein Geschäftsführer kann dann die Berechtigung auch anderen Personen erteilen.

Aus den bisherigen Informationen ist ersichtlich, dass die Zustellung der Schriftstücke wie bisher erfolgen wird, d.h. mittels des elektronischen Portals der Finanzverwaltung mittels der elektronischen Unterschrift. Während bisher Formulare nur dem Steuerverwalter zugesendet wurden, gilt ab dem 1.1.2017 auch die Verpflichtung, Formulare elektronisch zu empfangen. 

Zu den wichtigsten Vorteilen der elektronischen Datenboxe gehören:

• Zugänglichkeit - eine Einreichung kann von jedem Ort abgesandt werden (dazu reicht es, einen Computer und einen Internetzugang zu besitzen)
• finanzielle Einsparung – die Gebühr für die elektronische Einreichung beträgt die Hälfte der Gebühr einer Einreichung in Form einer Urkunde
• Sicherheit – die Zustellung und der Schutz werden gesetzlich garantiert.
• Benachrichtigung – das Subjekt wird über die Zustellung mittels einer Nachricht (einer Notifikation), d.h. mittels einer Zustellungsbestätigung, informiert.

Dieses Thema wird auch viele tschechische Gesellschaften mit einer Zweigniederlassung in der Slowakei betreffen. Bei Rückfragen zu diesem Thema oder im Falle, dass Sie Unterstützung bei der Sicherstellung der Berechtigung zum Zugang zur elektronischen Datenbox benötigen, wenden Sie sich gern an uns.