Das Thema „Inventuren“ wird zum Ende der Buchungsperiode oft diskutiert und für viele Unternehmen ist es ein jährlicher Schrecken, was zeitlich und organisatorisch aufwendig ist. Jedes Unternehmen, das Inventar, Eigentum oder Kassen hat, ist verpflichtet, eine physische Bestandsaufnahme durchzuführen. Diese Pflicht ist gemäß § 6 Abs. 3 des Rechnungslegungsgesetzes (im Folgenden RLG) auferlegt. Sollte die Abrechnungseinheit keine Inventur durchführen, dann gilt die Buchhaltung gemäß § 8 Abs. 4 RLG als nicht nachweisbar.

Der rechtliche Rahmen, auf den wir uns bei der Problematik „Inventarisierung“ verlassen können, finden Sie im RLG-Gesetz in § 29 und § 30, die sich neben körperlichen Inventuren auch mit einer Beleginventur befassen. Damit die Inventur als solche wirksam ist, müssen wir diese nicht immer am Bilanzstichtag, sondern können sie auch 4 Monate vor und 2 Monate nach dem Bilanzstichtag durchführen. Es gilt jedoch zu beachten, sobald wir die Inventur an einem anderen Tag als dem Bilanzstichtag durchführen, dass wir in der Lage sein müssen, die Stände von der Inventur bis zum Bilanzstichtag dokumentieren zu können, z.B. durch Auf- bzw. Abzählung vom Inventurdatum bis zum Bilanzstichtag. Mit anderen Worten, die Bilanzeinheit muss alle Bewegungen (Zu- und Abgänge) während des jeweiligen Zeitraums zuverlässig dokumentieren. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Bilanzeinheit in der Lage sein muss nachzuweisen, dass eine physische Bestandsaufnahme für einen Zeitraum von 5 Jahren ab dem Ende der Buchungsperiode, auf die sich die physische Bestandsaufnahme bezieht, durchgeführt wurde.

Was ist also der Hauptzweck der physischen Inventuren?

Es sollte eine Feststellung des tatsächlichen Zustands von Eigentum, Beständen, Kassen, Wertgegenständen usw. sein. Und dies mit verschiedenen Methoden wie Zählen, Messen, Wiegen, fachmännischen Schätzungen etc. Gleichzeitig gehen wir etwaigen Abweichungen nach, die wir in der Buchhaltung festgestellt haben. Wir tun dies hauptsächlich, um die korrekte Bewertung von Anlagegütern und Beständen in der Buchhaltung sicherzustellen, d.h. dass wir bei der Inventur nicht nur die Menge prüfen, sondern auch die Abnutzung und Verwendbarkeit von Beständen und Anlagegütern festhalten.

Jede Bestandsaufnahme sollte vorgegebene Regeln haben, die in einer Richtlinie zur Durchführung der Bestandsaufnahme verankert sind, wobei Folgendes berücksichtigt werden sollte:

• Grundprinzipien für die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten,
• Zeitplan der Inventarisierung/Inventaraufnahme,
• Ernennung von Inventarausschüssen und verantwortlichen Mitarbeitern,
• Zeitpunkt der Inventuraufnahmen,
• Festlegung des Kontrollsystems und Durchführung der Bestandsaufnahme hinsichtlich Vollständigkeit, Richtigkeit und Qualität,
• Bestimmung natürlicher Schwünde innerhalb der Normen, sofern vorhanden,
• Einführung verantwortlicher Mitarbeiter und deren Ausbildung/Schulung
• Inventaraufnahmen/Bestandslisten
• Auswertung von Inventurergebnissen (Identifizierung von Inventurdifferenzen, Verwechslungen und Inventurfehlmengen in der Norm) und der nachträgliche Ausgleich von Inventurdifferenzen innerhalb der Buchhaltung zu dem Zeitraum, für den die Inventur durchgeführt wird.

Der Anwendungsbereich/-umfang der Richtlinie kann dann von jedem Unternehmen nach seinen Bedürfnissen angepasst werden. Diese Richtlinie sollte nicht nur der Erfüllung einer bestimmten Verpflichtung dienen, sondern ein Instrument eines internen Kontrollsystems von hoher Qualität sein und uns helfen, die Bestandsaufnahme richtig und genau durchzuführen.

Bestandsauswertung

Das Ergebnis jeder Inventur ist eine sogenannte Inventarliste, deren Form im RLG-Gesetz in § 30 bestimmt ist.

Konkret handelt es sich um Folgendes:

• Ermittlung von inventarisierten Vermögenswerten und Verbindlichkeiten, Mengenangaben,
• Unterschrift der für die Feststellung der im vorigen Punkt genannten Tatsachen verantwortlichen Person und Unterschriftseintrag der für die Durchführung der Bestandsaufnahme verantwortlichen Person
• Verfahren zur Ermittlung der Ist-Zustände
• Bewertung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten bei der periodischen Inventur zum Bilanzstichtag oder sogar zum Stichtag, wenn die Bilanzeinheit dies festgelegt hat
• Bewertung von Vermögenswerten während der laufenden Inventur zum Abschlussdatum der Inventur oder sogar zum Stichtag, wenn die Bilanzeinheit dies festgelegt hat
• Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses,
• der Stichtag, wenn die Bilanzeinheit dies festgelegt hat,
• Beginn und Ende der Bestandsaufnahme/Inventur.

Sehen wir uns nun einige Besonderheiten für physische Inventuren von Inventar und Vermögenswerten an.

Körperliche Inventur von Lagerbeständen

Bei physischen Lagerinventuren ermitteln wir in erster Linie den Ist-Zustand in Mengeneinheiten, ebenso wichtig ist die Prüfung auf Veralterung, Verfall oder Beschädigung einzelner Lagerbestände.

Vor Beginn der Inventur, wenn wir eine Richtlinie erstellt, Mitarbeiter geschult, Inventurkommissionen eingerichtet haben, wenn die Buchhaltung alle Bestandsbewegungen zum Stichtag der Inventur abgerechnet hat, identifizieren wir alle Standorte, an denen wir eingelagerte Lagerbestände haben, und dazu gehören auch alle Konsignationslager, deren Inventur wir nicht vergessen dürfen. Gleichzeitig müssen wir auch Bestände inventarisieren, die sich zum Beispiel zum Zeitpunkt der Inventur auf der Messe oder in einem Showroom befinden (egal ob auf dem Firmengelände oder außerhalb). Wir müssen auch auf die Bestände achten, die wir im Lager gelagert haben, die wir aber nicht in unserem Besitz haben. Diese Bestände können Eigentum unseres Lieferanten sein oder wir lagern die Ware für Dritte. Die angegebenen Lagerbestände sind nicht Gegenstand der Inventur des Unternehmens und sollten im Lager besonders gekennzeichnet oder gesondert gelagert werden, damit sie bei der Inventur nicht mitgezählt werden.

Der Bestandsinventurprozess kann hinsichtlich der Beschaffenheit des Bestandes und seiner Maßeinheit individuell gestaltet werden. Die Bestandserfassung selbst kann vielfältig sein, einige bevorzugen gedruckte "blinde" Auflistungen (ohne Bestandsmenge) auf Papier, wo die ermittelte Menge notiert wird, andere Unternehmen bevorzugen Inventarisierungen mit Lesegeräten, wo es notwendig ist, die notwendige Unterstützung und Mitarbeit in Bezug auf die technische Seite der Inventarisierung und deren Auswertung sicherzustellen. Bei der Planung und Organisation von Inventuren dürfen wir den technischen Fortschritt nicht vergessen, d.h. vollautomatisierte Lager, ohne die Anwesenheit eines Lagerverwalters (natürliche Person) und ohne die Möglichkeit, dass die Inventurkommission das Lager betritt.

Das Ergebnis der abgeschlossenen Bestandsaufnahme ist eine Bestandsliste, die die oben beschriebenen Details enthalten sollte.

Körperliche Inventur von Vermögenswerten

Eine Vermögensinventur wird in vielerlei Hinsicht wie eine Inventarinventur durchgeführt. Es ist auch notwendig, das Eigentum, das nicht dem Unternehmen gehört, im Voraus zu definieren. Oft sind dies zum Beispiel geleaste Maschinen oder Autos. Bei Vermögenswerten ist neben der eigentlichen Zustandserfassung auch der Gesamtzustand des Vermögensgegenstandes zu berücksichtigen. Und dies vor allem unter dem Gesichtspunkt, ob die Anlage nicht stärker abgenutzt ist, als wir bei derer Eingruppierung angenommen haben, oder wir überwachen, ob das Eigentum nicht beschädigt ist und seinen Zweck nicht mehr erfüllt. Stellen wir bei der Bestandsaufnahme eine dieser Tatsachen fest, muss sich dies in der Buchhaltung selbst widerspiegeln, d.h. durch Ausbuchung und Abschreibung des Vermögenswerts aus der Erfassung oder durch Anpassung des zugehörigen Abschreibungsplans bzw. durch Bildung/Wertanpassung eines Wertberichtigungspostens.

Sowohl der Ablauf als auch das Ergebnis der Anlageninventur stimmen mit der Bestandsinventur überein.

Körperliche Inventur von Kassenbeständen, Wertzeichen

Bestandsaufnahmen von Kassen- und Wertsachen sind im Rahmen der körperlichen Inventur nicht zu vernachlässigen. Kassenbestände/-salden sollten nicht nur aus den Kassenbüchern umgeschrieben, sondern am Ende der Abrechnungsperiode nach einzelnen Währungen ordentlich neu nachgezählt werden. Für Wertsachen gelten die gleichen Regeln. Die Ergebnisse der Inventur werden auch in die Inventarlisten eingetragen.

Körperliche Inventur und die Anwesenheit eines Wirtschaftsprüfers

Wenn die Rechnungseinheit prüfungspflichtig ist oder ihre Abschlüsse freiwillig prüfen lässt, bzw. es eine Form von Fusion/Akquisition im Unternehmen gibt, ist der Prüfer verpflichtet, an der tatsächlichen körperlichen Inventur des Bereichs teilzunehmen, den er als erheblich oder sogar riskant bewertet hat. Daher nimmt der Prüfer im Rahmen seiner Tätigkeit am Tag der körperlichen Bestandsaufnahme an der gegebenen Zählung/Wiegung/ Messung etc. teil, jedoch nur als Beobachter. Der Wirtschaftsprüfer überwacht daher den Fortgang der Inventur nur dadurch, dass er eigene Aufzeichnungen über die gefundene Menge führt und dann eine Gesamtbewertung aus seiner Sicht vornimmt und seine Ergebnisse mit den Schlussfolgerungen der Bilanzeinheit vergleicht.

Was kann man abschließend sagen ...

Bei der Durchführung einer Inventur oder bei der Überwachung der Durchführung von Inventuren können wir einige Schwachstellen, wie z.B. Sicherung der Bestände gegen Verlust, Diebstahl, Beschädigung usw. aufdecken. Es hilft uns, unnötige Bestände für den Verkauf oder die Produktion zu erkennen. Umgekehrt kann es bei Ersatzteilen oder bestimmten Artikeln im Lager des Unternehmens zu einer paradoxen Situation kommen, dass aufgrund der Alterung der Lagerbestände die Bestände zwar veraltet sein können, aber für das Unternehmen „Goldwert“ sind, da sie nicht mehr verfügbar sind.

Körperliche Inventuren stellen einen komplexen Prozess dar, bei dem ein Unternehmen bei richtiger Vorgehensweise - nicht nur der Durchführung selbst, sondern auch der anschließenden Auswertung - wertvolle Informationen u. a. für die zukünftige Entwicklung (Optimierung) seiner Geschäftstätigkeit gewinnen kann, und deshalb sollten wir es nicht unterschätzen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei den diesjährigen Inventuren.

Autor: Petra Stumpfová, Michal Kováč