In einem aktuellen Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (im Folgenden „NSS-Gericht“), das in der NSS-Urteilssammlung unter dem NSS-Urteil Nr. 6/2024 veröffentlicht wurde, hat das Gericht einige Fragen, die sich häufig im Zusammenhang mit den Formalitäten der Vollmachten stellen, einmal (und hoffentlich für allemal) geklärt.

Im vorliegenden Verwaltungsverfahren übermittelte der Kläger über eine Datenbox eine Datenmeldung an die zuständige Verwaltungsbehörde, in der er eine bestimmte Person mit der Vertretung bevollmächtigte. Die Behörde weigerte sich jedoch, diese Vollmacht in dieser Form anzunehmen, wogegen sich der Kläger zu wehren begann. Im anschließenden Gerichtsverfahren entschied das Kreisgericht zugunsten des Klägers. Gegen diese Entscheidung legte die Verwaltungsbehörde eine Kassationsbeschwerde ein, in der sie darlegte, dass sie die Vollmacht aus zwei Gründen verweigere:

• Die Vollmacht wurde vom Bevollmächtigten nicht ausdrücklich angenommen; und
• Die Vollmacht war nicht in einer gesonderten Urkunde enthalten

Das NSS-Gericht lehnte die Kassationsbeschwerde ab und bestätigte die Entscheidung des Gerichts erster Instanz mit der folgenden Begründung.

Hinsichtlich der Frage der notwendigen Akzeptanz der Vollmacht durch den Bevollmächtigten betonte das Gericht, was bereits mehrfach gesagt wurde, dass es sich bei der Vollmacht nicht um eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien über die Vertretung, sondern lediglich um den Nachweis des Verhältnisses zwischen dem Bevollmächtigten und dem Vollmachtgeber handele. Da es sich bei der Vollmacht um einen einseitigen Rechtsakt handelt, ist die Akzeptanz der anderen Partei nicht relevant. Bei der Form der Vollmacht und der Frage, ob eine gesonderte Urkunde erstellt werden muss oder nicht, stützte sich das Gericht auf die gesetzlichen Bestimmungen zur Vollmacht. Die Vollmacht nach diesen Bestimmungen muss entweder schriftlich oder mündlich direkt im Protokoll erfolgen.

Das Gericht hat klargestellt, dass die Anforderung nach zusätzlichen Formerfordernissen an eine Vollmacht jeder rechtlichen Grundlage entbehrt. Eine Vollmacht kann daher sowohl eine Datennachricht, eine E-Mail, ein separates Dokument als auch beispielsweise eine der Bestimmungen in einem Vertrag oder einem anderen Dokument sein.

Zusätzlich zu den Mitteilungen des NSS-Gerichts fügen wir hinzu, dass der Wille des Bevollmächtigten, im Namen des Vollmachtgebers zu handeln, aus der Tatsache abgeleitet werden kann, dass der Bevollmächtigte im Namen des Vollmachtgebers handelt und bestimmte Handlungen in einer bestimmten Angelegenheit durchführt. Sich auf ungerechtfertigte Formalitäten wie die Unterzeichnung einer Akzeptanzklausel zu verlassen, verlangsamt hingegen den gesamten Vertretungsprozess.

Angesichts der Tatsache, dass die Anpassung der Vollmachten in allen Rechtsordnungen praktisch identisch ist, hielt das Gericht es auch für notwendig, hervorzuheben, dass die oben genannte Auffassung problemlos auf andere Verfahrenszweige angewendet werden kann, sei es in Verwaltungs-, verwaltungsrechtlichen oder Zivilverfahren. Ausnahmen bilden lediglich Situationen, in denen das Gesetz besondere Anforderungen vorschreibt, beispielsweise eine amtlich beglaubigte Unterschrift.

Diese Entscheidung fiel völlig zufällig zu einem Zeitpunkt, als wir selbst an einer internen Analyse arbeiteten, ob es wirklich notwendig ist, dass die Vollmachten eine Akzeptanzklausel enthalten. Wir stellten fest, dass es eine widersprüchliche Rechtsprechung der obersten Gerichte gibt und dass die Frage als solche nicht vollständig geklärt ist. Aus diesem Grund nehmen wir die obige Meinung dankbar an und quittieren es.

Abschließend bleibt nur zu hoffen, dass im Lichte dieses NSS-Urteils die oben genannten Meinungen bei der Entscheidungstätigkeit der Behörden sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Gerichtsbarkeit/ Justizpraxis berücksichtigt werden. Und umgekehrt, dass diese Behörden ihre Energie auf die Begründetheit (Meritum) der Sache und nicht auf irrelevante Formalitäten konzentrieren werden.