Anfang 2021 gab es wesentliche gesetzliche Änderungen im Bereich Urlaubsanaspruch. Eine dieser Änderungen ist die Möglichkeit, den Resturlaub auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers auf das folgende Kalenderjahr zu übertragen. Neben der Möglichkeit der gesetzlichen Urlaubsübertragung, die automatisch erfolgt, oder durch die Entscheidung des Arbeitgebers, wurde eine dritte Variante – Antrag des Mitarbeiters – hinzugefügt. In Anbetracht dessen, dass vielen Arbeitgebern nicht ganz klar ist, was die Übertragung von Resturlaub betrifft und dieses Thema mit dem kommenden Ende des Jahres sehr aktuell ist, fassen wir im Folgenden grundlegende Informationen zu diesem Thema zusammen.

Bitte beachten Sie der Vollständigkeit halber, dass diese Regeln nicht für Krankheitstage (sick days) und andere ähnliche freie Tage gelten, die ausschließlich als Arbeitnehmervorteil (Benefit) in einem anderen Regime als Urlaub gewährt werden.

Wer bestimmt den Zeitpunkt für die Urlaubsentnahme?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Urlaubszeit so festzulegen, dass der Arbeitnehmer den Urlaubsanspruch in dem Kalenderjahr aufbraucht, in dem dieser entstanden ist. Ebenfalls ist der Arbeitgeber verpflichtet, den so ermittelten Urlaub dem Arbeitnehmer mindestens 14 Tage im Voraus schriftlich mitzuteilen, sofern mit dem Arbeitnehmer keine kürzere Mitteilungsfrist vereinbart ist. Der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber auch jederzeit um Urlaubsentnahme bitten. Der Arbeitgeber muss dem Urlaubsantrag des Arbeitnehmers zustimmen, dies bedeutet jedoch nicht, dass er einem solchen Urlaubsantrag zustimmen muss.

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer den gesamten Urlaub im Laufe des Jahres konsumiert. Urlaub kann vom Arbeitgeber nur in jenem Fall auf das nächste Kalenderjahr übertragen werden, wenn die Inanspruchnahme des Urlaubs durch Hindernisse seitens des Arbeitnehmers oder aus dringenden betrieblichen Gründen verhindert wird, bzw. wenn der Arbeitnehmer selbst die Übertragung eines Teils des Urlaubs beantragt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Resturlaub verfällt (siehe unten).

Wie ist es mit der Übertragung von Resturlaub?

Kann der Urlaub aufgrund von Arbeitshindernissen des Arbeitnehmers oder aus dringenden betrieblichen Gründen, wie gesetzlich vorgesehen, im betreffenden Kalenderjahr nicht in Anspruch genommen werden, so wird der Urlaub ohne weiteres auf das nächste Kalenderjahr übertragen.

Es ist auch möglich, einen Teil des Urlaubs aufgrund eines individuellen schriftlichen Antrags des Arbeitnehmers zu übertragen – auf diese Weise kann unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Arbeitnehmers nur der Urlaubsanspruch übertragen werden, der 4 Wochen (für Lehrende und wissenschaftliches Personal von Universitäten 6 Wochen) überschreitet. Gewährt also der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern z.B. 5 Urlaubswochen, kann der Arbeitnehmer schriftlich beantragen, die fünfte Urlaubswoche auf das folgende Kalenderjahr zu übertragen. Gewährt jedoch der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern nur den Grundurlaub im Umfang von 4 Wochen, kann die Übertragung eines Teils des Urlaubs aufgrund schriftlichen Antrags des Arbeitnehmers in diesem Fall nicht angewendet werden.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Arbeitnehmer am Jahresende noch Urlaub hat, ohne dass Hindernisse auf Seiten des Arbeitnehmers oder dringende betriebliche Gründe einer Inanspruchnahme entgegenstehen. Wenn der Arbeitgeber, entgegen den gesetzlichen Vorschriften, die Inanspruchnahme des Resturlaubs bis zum Ende des Kalenderjahres nicht anordnet und der Arbeitnehmer keinen schriftlichen Antrag auf Übertragung des Urlaubs stellt (in den Fällen, in denen dieser beantragt werden kann) oder ein solcher Antrag vom Arbeitgeber nicht bewilligt wird, bedeutet dies nicht, dass der Urlaub des Arbeitnehmers verfällt. Auch in diesem Fall wird der Urlaub per Gesetz automatisch übertragen.

Der Arbeitgeber begeht damit jedoch eine Ordnungswidrigkeit (Verwaltungsunrecht), da er damit gegen seine gesetzliche Pflicht verstößt, die Urlaubsentnahme bis zum Ende des betreffenden Kalenderjahres festzustellen; dafür droht ihm eine Geldstrafe bis zu 200 000 CZK seitens der Arbeitsinspektion.

Bis wann muss der übertragene Urlaub konsumiert werden?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entnahme des übertragenen Urlaubs so zu bestimmen, dass dieser spätestens bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres verbraucht wird; d.h. der übertragene Urlaub aus dem Jahr 2022 muss bis zum Jahresende 2023 konsumiert werden. Sollte der Arbeitgeber den Zeitpunkt für die Entnahme des übertragenen Urlaubs nicht bis 30. 6. des folgenden Kalenderjahrs, d.h. für den aus dem Jahr 2022 übertragenen Urlaubsanspruch nicht bis zum 30. 6. 2023 festlegen, dann entsteht auch für den Arbeitnehmer das Recht, die Urlaubsentnahme zu bestimmen. In einem solchen Fall muss der Arbeitnehmer ebenso wie der Arbeitgeber die Urlaubsentnahme mindestens 14 Tage im Voraus schriftlich anmelden, es sei denn, es wird eine andere Mitteilungsfrist mit dem Arbeitgeber vereinbart.

Könnte der übertragene Urlaub auch bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres - d.h. für den übertragenen Urlaub aus 2022 bis zum Jahresende 2023 - nicht in Anspruch genommen werden, da der Arbeitnehmer als vorübergehend arbeitsunfähig anerkannt wurde oder Mutterschafts- oder Elternzeit nimmt, muss der Arbeitgeber die Entnahmezeit des übertragenen Resturlaubs nach Wegfall dieser Hindernisse bestimmen.

Ist es möglich, den Resturlaub einzulösen?

Die Erstattung des nicht in Anspruch genommenen Urlaubs ist nur im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers zulässig. Wenn jedoch ein Arbeitsverhältnis fortbesteht, darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen finanziellen Ausgleich bzw. Lohnersatz (statt Urlaubskonsumierung) für den Resturlaub gewähren.

Wäre es Ihnen bezüglich der Urlaubsübertragung etwas unklar, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren und wir werden Sie gerne beraten.

Autor: Veronika Odrobinová, Martina Šumavská