Mit fortschreitendem Frühling kommt die Zeit der Abhaltung von Sitzungen der höchsten Organen von Handelskorporationen näher, bei denen es vor allem um Beschlüsse über die Genehmigung von Jahresabschlüssen und die Behandlung von Gewinnen und Verlusten geht. In diesem Artikel erinnern wir Sie am Beispiel einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung an die Vorgehensweise zur Erfüllung dieser alljährlichen Verpflichtung.

Unser kompetentes Expertenteam berät Sie dann gerne zu den detaillierten rechtlichen Aspekten betr. Abhaltung einer Gesellschafterversammlung, Gewinnausschüttung und Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber dem Registergericht.

Verhandlung des Jahresabschlusses

Die Gesellschafterversammlung ist verpflichtet, den Jahresabschluss spätestens 6 Monate nach Ende der vorangegangenen Rechnungsperiode zu besprechen. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies die Verpflichtung, bis zum 30. Juni des Kalenderjahren nach dem Zeitraum, für den der Jahresabschluss beschlossen wurde, eine Hauptversammlung abzuhalten. Dies bedeutet, dass die Einladungen zur Gesellschafterversammlung den Gesellschaftern spätestens bis Mitte Juni zugestellt werden müssen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Tipp: Gesellschafter sind befugt, auf die ordnungsgemäße Einberufung einer Gesellschafterversammlung zu verzichten. Dies kann entweder durch eine schriftliche Erklärung mit beglaubigter Unterschrift oder durch eine Erklärung in einer Hauptversammlung erfolgen. In einem solchen Fall besteht die Möglichkeit, auf die Formalitäten der Einberufung einer Gesellschafterversammlung zu verzichten.

Das Gesetz sieht kein Verfahren zur Verhandlung des Jahresabschlusses vor. Die sachliche Richtigkeit des Jahresabschlusses und die Rechtskonformität in der Praxis werden einerseits durch das gesetzliche satzungsgemäße Organ - das die Unterlagen für die Erstellung des Jahresabschlusses liefert - und andererseits durch eine ermächtigte Buchhaltungsgesellschaft gewährleistet. Insofern ist die Funktion der Gesellschafterversammlung eine Kontrollfunktion.

Die ordnungsgemäße Führung des Unternehmens und die ordnungsgemäße Ausübung der Funktion des satzungsmäßigen Organs vorausgesetzt, endet die Verhandlung des Jahresabschlusses in der Regel mit seiner Genehmigung. Der Grund für eventuelle Nichtgenehmigung des Jahresabschlusses kann sowohl ein formaler Widerspruch zu den gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften als auch ein Widerspruch zur tatsächlichen Lage der Gesellschaft sein, wie es der Hauptversammlung bekannt ist.

Behandlung von Gewinn oder Verlust

Wirtschaftliche Ergebnisse der letzten Abrechnungsperiode können auf vier Arten behandelt werden:

1. sie in der Buchhaltungseinheit zu belassen, d.h. auf das Gewinn- bzw. Verlustvortragskonto aus Vorjahren zu übertragen;
2. den Gewinn zur Deckung der Verluste aus Vorjahren zu nutzen;
3. den Gewinn zur Fondsbildung zu nutzen;
4. den Gewinn in Form einer Gewinnbeteiligung unter Gesellschafter zu verteilen.

Gewinnverteilung

Die häufigste Form der Gewinnverteilung ist die Geldausschüttung. Sofern der Gesellschaftsvertrag dies der Gesellschaft zulässt, kann die Hauptversammlung jedoch auch über die Gewinnausschüttung in Sachform entscheiden.

Die Gesellschafterversammlung ist verpflichtet, vor der Gewinnverteilung (i) einen Bilanztest und (ii) einen Test des Eigenkapitals der Gesellschaft durchzuführen. Ziel dieser Prüfungen ist es vor allem, die finanzielle Stabilität des Unternehmens auch nach der Gewinnausschüttung sicherzustellen, einschließlich des Schutzes der Gläubiger. Ihre konkrete Form haben wir im folgenden Artikel ausführlicher besprochen.

Die Durchführung von Tests während einer Gesellschafterversammlung ist in der Praxis undenkbar. Am sinnvollsten ist es, eine Buchhaltungsgesellschaft mit der Durchführung der entsprechenden Tests/Prüfungen mit einem ausreichenden Vorsprung vor der Hauptversammlung zu beauftragen. Grundsätzlich sollte diese Aufgabe von dem satzungsgemäßen Organ, bzw. einem anderen Einberufer der Gesellschafterversammlung durchgeführt werden. Ziel ist es, dass der entsprechende Entwurf des Gewinnverteilungsbeschlusses, den der Einberufer den Gesellschaftern zusammen mit der Einladung zusendet, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens angemessen widerspiegelt.

Bei Nichterfüllung der Bedingungen einer der Tests darf der Gewinn nicht ausgeschüttet werden. Ein Beschluss der Hauptversammlung über die Gewinnausschüttung, der unter Verstoß gegen eine der Tests gefasst wird, hat keine Rechtswirkung.

Achtung: Auch bei Gesellschaften mit einem Alleingesellschafter ist die Gewinnausschüttung von einem entsprechenden Beschluss des Alleingesellschafters bedingt – obwohl es zu keiner „Verteilung“ des Gewinns zwischen den Gesellschaftern im laienhaften Sinne kommt.

Gewinnausschüttung

Es ist die Pflicht des Geschäftsführers, sich noch vor der Gewinnausschüttung zu versichern, dass alle gesetzlichen Bedingungen für die Gewinnausschüttung erfüllt sind:

i. es ist ein ordentlicher Beschluss der Hauptversammlung vorhanden;

ii. es besteht ein erfüllter Insolvenztest (Einzelheiten siehe Artikel);

iii. ordnungsgemäße Eintragung des Unternehmens und aller seiner Gesellschafter, bei denen es sich um juristische Personen handelt, im Register der wirtschaftlich Berechtigten (tatsächlicher Eigentümer);

iv. Erfüllung sonstiger durch besondere Rechtsvorschriften festgelegter Bedingungen.

Durch die Gewinnausschüttung unter Verstoß gegen die geltenden Vorschriften begeht der Geschäftsführer einen Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Geschäftsführers, der eine Schadensersatzpflicht nach sich zieht.

Erfassung von Dokumenten in der Urkundensammlung

Sowohl der Jahresabschluss als auch der entsprechende Beschluss der Hauptversammlung über dessen Genehmigung und Behandlung des wirtschaftlichen Ergebnisses sind in die Urkundensammlung der Gesellschaftsunterlagen aufzunehmen. Die Erfassungspflicht in der Urkundensammlung ist zeitlich nicht begrenzt. Das Registergericht kann daher auch die Erfassung historischer Urkunden verlangen.

Dauerhafte und wiederholte Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht in der Urkundensammlung können die Verhängung eines Bußgeldes, im Extremfall der mangelnden Mitwirkung aber auch die Entscheidung des Registergerichts zur Auflösung der Gesellschaft zur Folge haben.